¿Cuánto tiempo dedicas a tu equipo?¿Y a ti mismo?

Estoy seguro de que a trabajar dedicas tiempo, mucho tiempo. Ahora bien ¿Cuántas dedicas a tu equipo?¿Cuántas a ti mismo?

Seguro que sobre gestión de equipos y sobre gestión del tiempo conoces toda la teoría del mundo. Has ido a cursos, has leído libros, has escuchado charlas y de cada una de ellas sales con la más firme convicción de cambio que puede haber… hasta que llegas a tu puesto de trabajo y la realidad se impone de un modo tan rutinario que sin darte cuenta olvidas dedicar tiempo a tu gente, a las personas y a ti mismo.

Es lógico, trabajas en un entorno que es exigente, muy exigente. La combinación entre la carga de trabajo, los imprevistos y la variedad de tareas a las que tienes que hacer frente es letal para tus intenciones.

Paso 1 – ¿A que deberías dedicar el tiempo?

Escribe tu reparto ideal de tareas. En horas o porcentaje, tu lo decides.

Sobre este punto no existe un número perfecto. Variará según tu trabajo, la posición que ocupas en la organización, del número de personas que tengas a cargo… En esta primera estimación reparte el tiempo que dedicas a negocio y el que dedicas al equipo.

Paso 2 – ¿A que lo dedicas realmente?

Desde mi punto de vista el aspecto más interesante, ya que una cosa es el tiempo que piensas que dedicas a determinadas tareas y otro el que realmente utilizas para llevarlas a cabo. En este paso te propongo que contrastes tu percepción subjetiva con una medición mucho más objetiva.

¿Cómo llevar a cabo esta medición de una forma que no sea muy pesada? Te propongo que utilices una de las múltiples herramientas que nos ofrece la tecnología. Tus dispositivos móviles te ofrecen la posibilidad de ll evarlo a cabo de forma sencilla e intuitiva.

Existen varias aplicaciones en el mercado. Yo me he decantado por una de Android simplemente por que me ha gustado el interfaz que presenta. He instalado la versión gratuita. Para el ejercicio que te propongo es suficiente.

La herramienta en cuestión se llama SaveMyTime y parte de un concepto muy sencillo. Tal y como anuncian en su publicidad «Una persona, en promedio, revisa su teléfono cada 8 minutos, alrededor de unas 120 veces al día.» La aplicación utiliza este comportamiento para sustituir la pantalla de inicio estándar por otra en la que antes de entrar te pregunta que has estado haciendo los últimos minutos/horas… Lo pulsas y queda registrado de modo que puedes ir chequeando lo que haces diaria, semanal y mensualmente. Todo muy intuitivo y simple.

¿Qué mido?

La versión gratuita ofrece ¨sólo¨ nueve posibles actividades. Para este ejercicio no necesitas más. Incluso creo que un número elevado puede ser útil para un control de tiempos más exhaustivo, pero por contra generará demasiada información que complique el análisis.

Mi propuesta es que crees las siguientes nueve actividades:

1. Trabajo operativo – Es el trabajo técnico, el relacionado con el negocio: visitas si eres director comercial, asistencia a clientes si estás en un «help desk», resolución de incidencias si estás en una linea de producción…
2. Estrategia – Trabajo individual o en grupo para reflexionar sobre el futuro de tu equipo o de tu organización. Donde estáis, a donde os dirigís, como vais a llegar, cuales son vuestros valores…
3. Equipo – Reuniones en grupo para trabajar sobre mejoras de procesos, comunicación, información…
4. Personas – Reuniones individuales no relacionadas con lo operativo. Son todas aquellas que realizas para tomar el pulso de las personas de tu equipo, para dar feedback, para hablar sobre su desarrollo, sobre sus planes de carrera, preocupaciones, motivación…
5. Auto-desarrollo – Todo lo que tenga que ver con tu formación, desarrollo y plan de carrera. Incluye tanto los momentos de reflexión, como aquellos que dedicas a asistir a cursos, másteres… Incluye aquí el tiempo que dedicas a hacer contactos (networking) si crees que también te puede ser  de utilidad.
6. Tiempo libre – Todo el tiempo que dedicas a actividades no laborales. En este apartado no hago distinción salvo los dos siguientes apartados.
7. Deporte – O si quieres cambiarlo por pasear o algún tipo de afición que tengas también es válido. Tu decides.
8. Sueño – ¿Cuántas horas de verdad duermes al día?
9. Otro – Utiliza este último como creas oportuno.

El día a día no será siempre significativo, pero la suma progresiva de tus tareas te irá dando un registro real de a lo que dedicas tu tiempo. Por eso serán más ilustrativas las cifras semanales y mensuales que obtengas.

Paso 3 – Actúa

Los datos obtenidos no tienen sentido sin no haces algo con ellos. Mira hasta que punto lo que haces se ajusta con lo que crees que deberías de llevar a cabo, Si no está alineada una cifra y otra toma decisiones y actúa. Anticipa y comienza a incluir en tu agenda todo aquello que no llevas a cabo. Seguro que tanto tu, como tu equipo lo agradecéis.