5 pasos para diseñar una estrategia inteligente de reuniones.

Un equipo que funciona es un equipo que se comunica. Si tu no te encargas de asegurarte que fluye la información será el entorno y tu propio equipo los que lo hagan, pero a su manera.

A lo largo de los últimos años he tenido la ocasión de asomarme a muchas realidades de responsables de equipos. Una de las preocupaciones que habitualmente más aparecía era cada cuanto tiempo y como se tenía que reunir con su equipo.

Necesitas una estrategia, no dejes que el 2019 decida cuando y como te comunicas con tu equipo.

1.- No te descuides

– Pues mira, Javier, además vas a tener las suerte de poder acudir a nuestra reunión anual. -Me dijo el responsable del área.

– ¡Genial! Cuando la soléis tener.- Pregunté yo.

-Pues a fin de año. Pero… pero la verdad es que es la primera que tenemos desde hace tres años.

Una conversación real como la vida misma.

Sabes que tienes que reunirte con tu equipo con frecuencia, pero el día a día, las urgencias y los problemas se imponen y esa reunión se retrasa al día siguiente, a la semana siguiente, al mes siguiente… al año siguiente.

Tiempo para tu equipo - Javier Urbano¿Hasta que punto eres consciente? Si quieres profundizar sobre este tema, puedes volver a leer  ¿Cuanto tiempo dedicas a tu equipo?¿Y a ti mismo?.

El primer paso por tanto es ser consciente de hasta que punto tu trabajo te desborda y te impide ser consciente de la calidad de las comunicaciones dentro de tu equipo.

Ya se que esto no te ocurre a ti, pero aún así ¿Tienes una estrategia?

2.- Evalúa

No existe una planificación estándar, ni un modelo de comunicación perfecto. Cada uno tiene que crear el suyo totalmente a medida dependiendo de múltiples criterios:

  • El número de personas – Un equipo con un número elevado de personas obliga a potenciar las reuniones grupales y a espaciar y reducir el número de las individuales. Es una cuestión de supervivencia.

¡Javier, es que gestionamos equipos de hasta 60 personas! Es totalmente imposible reunirme con ellos con la cadencia que sería deseable. Aprovecho mucho la hora del café para charlar un rato. No es muy oficial, pero me sirve.

  • La proximidad – Si tienes un equipo deslocalizado o virtual, la posibilidad de reunirse (físicamente) se reduce. Esto no significa que estés exento de hacerlo, mas aún, cuanto más deslocalizado más frecuencia y simplicidad tendrán que tener las conversaciones.

Como es un equipo de comerciales que comienzan la mañana fuera de la Central, lo que hago es tener una breve conversación telefónica a primera hora. Lo mejor es que si no puedo llamarles por cualquier razón ¡Me llaman ellos por si ha ocurrido algo!

  • Turnos – Complicado poder sentarse con ellos simultáneamente. O colectiva, o individualmente, so pena de estar todo el día reunido. En estos casos tienes que crear nuevas formas de comunicación.

Las reuniones se realizan al inicio del cambio de turno. Utilizamos un panel visual que llamamos SQCDP (Seguridad, Calidad, Coste, Producción y Personas). De este modo nos aseguramos de que la misma información llega a todo el mundo de igual manera. Independientemente de la hora de cambio de turno o de la persona que tenga que llevar la reunión.

  • Colaboradores indirectos – Bien por que no estén en tu equipo, bien por que dependan de tu equipo, bien por que sean externos. Necesitas incluirlos en tu agenda, pero tendrá que ser de otra forma.

Nosotros trabajamos por brigadas, y aunque me siento con bastante frecuencia con los coordinadores es muy complicado reunirme con todo el mundo. Habitualmente aprovecho cuando hay algún tema colectivo de Riesgos Laborales o similares para acercarme y tener conversaciones informales.

  • Complejidad de la tarea – Evidentemente cuanto más complicadas sean las tareas que lleva a cabo tu equipo más constantes, ágiles y fluidos tienen que ser los canales de comunicación. Si realizan tareas más sencillas las reuniones pueden estar más espaciadas.

Cómo tenemos que ir constantemente comprobando si vamos en la dirección concreta y si nuestros proyectos evolucionan como pensábamos, tenemos reuniones todas las semanas el lunes a primera hora. Ya sabes, siguiendo un modelo Agile.

  • Nivel de madurez del grupo – Cuanto mayor sea el nivel de madurez, menor necesidad de tener reuniones de coordinación y dirección. Ahora bien, esto no significa que el grupo y las personas no requieran acercamiento, sigues necesitando reunirte con ellas con regularidad.

Como es tan autónomo no me senté con el ninguna vez en todo el año. No entiendo lo que pasó, pero así pasó. Ahora me siento un poco culpable.

  • Tu propia realidad – Además de cualquiera de los aspectos que he enumerado más arriba existe una realidad que solo es tuya. Quizá tu propio trabajo requiere estar muchas horas de trabajo operativo. Quizá acabas de tener un hijo y te está requiriendo más espacio del que pensabas. Quizá estás lleno de energía… Incluye cualquiera de estos aspectos también en la ecuación.

3.- Diseña tu estrategia de comunicación

Bien, hay una realidad que tienes que tener en cuenta, son los criterios que has enumerado. Van a servir para definir con qué cadencia y qué medios utilizar.

Crea tu propia tabla de reuniones y flujos de información. Decide que herramientas en su caso.

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Ojo, en esta tabla no he incluido los canales. Puede que necesites enviar semanalmente un reporte a tu jefe, o revisar diariamente un panel de control en un entorno digital, o utilizar un medio visual… no deseches cualquiera siempre y cuando garantice que la información se recibe adecuadamente.

Tampoco he pretendido incluir todos los interlocutores, quizá prefieras desglosar mi columna “empresa” en jefe, proveedores, compañeros…

¿Ya tienes realizada tu tabla? Vuelve a darle una vuelta más y piensa si has incluido los siguientes aspectos además de lo operativo: lo relativo al equipo (construcción de espíritu de equipo) y lo relativo a las personas (relaciones, motivaciones…)

4.- Planifica y agenda

Ten en cuenta que aunque estés cargado de buena voluntad, a veces eso no es suficiente. Los ejercicios anuales tienen ciclos que debes de tener en cuenta, al igual que ocurre con las jornadas.

Horario3_Javier+Urbano[1]Si quieres profundizar sobre la jornada diaria, los ciclos y la ocupación real de tu equipo puedes hacerlo en esta entrada de mi anterior blog: ¿Cuantas horas trabaja (de verdad) tu equipo?

Si sabes positivamente que en noviembre tienes que realizar la presupuestación, o que tu equipo en la época que va de febrero a mayo está colapsado, no caigas en la tentación de poner en esas fechas reuniones qué no vas a poder llevar a cabo.

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De modo que no olvides incluir a primeros de año, y dentro de tu agenda, todas estas reuniones. Si te da apuro porque piensas que son muchas, piensa que lo que estás haciendo es invertir tiempo para ganar tiempo. El objetivo de cada una de estas reuniones es llevar el pulso de tu equipo y negocio e ir anticipándote a lo que pueda ocurrir.

5.- Llévalo a la practica y se constante

El último de los pasos es muchas veces el más complicado a seguir. El día a día te volverá a asaltar con todas sus interrupciones y despropósitos. Sólo tu propia voluntad y disciplina te permitirán mantener la máquina de la comunicación activa.

Un buen consejo para mantener esta constancia es que no seas demasiado ambicioso a la hora de diseñar tu plan de comunicación. Prototipa, que ya tendrás tiempo de ir ajustándolo.

Otra buena manera de no perder el norte es que vayas convocando y preparando las reuniones con tiempo, y que cada vez que cierras una, dejes agendada la siguiente.

Por último, somos animales de costumbres. Tanto tú, como tu equipo y tu entorno habéis adquirido hábitos. Hasta que no asimiléis los nuevos todo conllevará un esfuerzo y un desgaste. Puede que te parezca que tu equipo te está intentando boicotear. Elimina esto de tu pensamiento, si las reuniones son realmente útiles no es así, simplemente están reajustando su forma de trabajar.

Comencé con una serie de reuniones trimestrales para proponer mejoras, creatividad e innovación. Cualquier tipo de cambio que nos sirviera. La primera reunión fue un desastre, nadie habló. Y así seguimos durante tres meses aproximadamente hasta que comprendieron e hicieron suya aquella reunión. A partir de entonces comenzó a funcionar como un tiro.

Cambiarlos es complicado, intenta ayudarte y ayudar a tu equipo simplificando todo, dándoles toda la información y visibilidad que necesiten sobre tu nueva forma de actuar y sobre todo, explicando el porqué y el para qué. De otra manera tus reuniones, tus correos, tus notificaciones serán otra pesadez a añadir al ya complicado trabajo de tus equipos.

Si necesitas más pistas sobre como construir hábitos puedes leer este post de Eric Barker7 Secrets That Will Make You Build Good Habits

Y si quieres que sea ya perfecto y que tu equipo lo acepte desde el principio, construye tu nuevo modelo de comunicación con ellos. Te lo agradecerán.


¿Qué otros consejos puedes dar para crear una buena agenda de comunicación?

¿Qué tipo de reuniones son fundamentales en tu puesto de trabajo?

Estaré encantado de recibir tus sugerencias y compartirlas con todos aquellos que lean esta entrada.

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