Una mala conversación no lleva a ningún lado.

– ¿Podrías decirme, por favor, que camino debo seguir para salir de aquí?
– Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar.
– No me importa mucho el sitio.
– Entonces tampoco importa mucho el camino que sigas.

Alicia en el País de las Maravillas

Eres el responsable de un equipo y te pagan para conseguir objetivos, o mejor dicho, para que tu equipo los consiga. Que tus colaboradores lo lleven a cabo o no depende sobre todo de que comprendan que tienen que llevar a cabo, como han de hacerlo, para cuando… es decir, tener conversaciones de calidad con ellos.

El buen comunicador

Para un mánager ser un buen comunicador no tiene nada que ver con lo que significa para un conferenciante, o un humorista. Tu te vas a embarcar continuamente en docenas de conversaciones con formatos distintos en los que única prioridad será hacer que la información fluya de forma clara en todas las direcciones y sentidos. 

Para ti ser un buen comunicador significa ser un gran constructor de conversaciones: conversaciones individuales, conversaciones colectivas colectivas, conversaciones con tu equipo, conversaciones con tus proveedores, compañeros, clientes…

Conversaciones de calidad

En este blog cuando hablo de conversación me refiero a cualquier tipo de forma de comunicación que establezcas con una o varias personas. Cuando hablo de calidad me refiero a que estas sean en el número adecuado, en el lugar adecuado, con los contenidos correctos, que la información que quieres transmitir llegue clara a la otra parte y sobre todo, a que sean eficiente, es decir, que el objetivo que quieras lograr se cumpla.

Por ejemplo ¿Cuantas veces tienes reuniones individuales con las personas de tu equipo?¿Dónde las tienes?¿De qué hablas?¿Qué les quieres transmitir?¿Qué buscas con esas conversaciones?

En este sentido -y aunque estrictamente no todas lo sean- para mi son conversaciones de calidad tanto las individuales como las colectivas: «feedback», entrevistas de evaluación, de delegación, presentaciones, reuniones… e incluso las de tomar el café. Son todas aquellas en las que tienes la posibilidad de ínter-actuar con tu equipo.

La técnica

Una buena comunicación, un diálogo de calidad ofrece decenas de posibilidades que desde el punto de vista teórico se plasman en modelos de todo tipo.

Existen modelos para (casi) todo tipo de conversación: el modelo SMART, el PURE, el CLEAR o el MARTE para definir objetivos, el DESC para dar feedback, el sandwich para realizar las evaluaciones, el PDCA para explicar como trabajar, el GOAL para las evaluaciones de medio trimestre, PPP para las reuniones, el DAFO para hablar sobre estrategia, el modelo DDD o el de la pirámide para estructurar una presentación…

Todo un laberinto, eficiente, cargado de sentido común y de reglas lógicas, pero aún así un laberinto. En posteriores entradas iré hablando sobre muchas de estas técnicas, pero aún así nunca podrás tener modelos para todas las conversaciones que te van a surgir a lo largo de tu vida de mánager.

Las 4 preguntas

Como no puedes tener modelos para todas las conversaciones te propongo una estrategia básica -tanto para aquellas conversaciones que tienen soluciones «técnicas», como para cualquier otra- basada en cuatro preguntas.

Qué – ¿Cuál es la información a transmitir?

Muchas veces la falta de calidad de una conversación viene dada por que no tienes claro que información quieres transmitir a la otra persona. No tener una idea definida sobre lo que quieres emitir (u obtener) hará que las conversaciones deriven sin rumbo.

– Tengo que comentarte algo sobre el proyecto de digitalización. Un tema que me ha comentado un cliente de un miembro de tu equipo.
– ¡Ah! Si. Me imagino. Por cierto, no se si sabes que uno de los servidores se ha caído ayer por la noche.
– Ni idea, ayer por la noche estaba todavía volviendo de viaje de la Central.
– Menuda paliza ¿No? Debes de estar roto… ¿Cómo lo lleva la familia?
– Bueno de aquella manera. Menos mal que ya es viernes.
– Si, aunque la semana que viene tenemos la famosa reunión. Oye, perdona, pero me tengo que ir. 
– Cierto, se me había olvidado lo de la reunión. Venga, chao. 

Acertar será una cuestión de azar.

Establece un contenido claro

Consejo – Cuando tengas una conversación compleja en perspectiva escribe con claridad cual es el objetivo a conseguir, que datos quieres que conozca tu interlocutor.

Por qué – ¿Cuál es el motivo de la conversación?

Toda conversación tiene siempre una causa o un motivo, un origen en el pasado o en el presente.

En algunos casos el origen de la conversación vendrá dada por la organización, como la entrevista de evaluación. En otros casos tendrá que ver con lo que va ocurriendo en el día a día: es necesario hablar sobre un comportamiento inadecuado, fomentar determinadas conductas, un nuevo plan estratégico…

Consejo – Si no existe un porqué, planteate si tienes que desarrollar esa conversación.

Para qué – ¿Qué finalidad buscas?

Esta normalmente será la pregunta más importante, aquella que luego va a dar forma a la conversación. El «por» nos va a centrar en la causa o motivo, el «para» va a poner el foco en la finalidad de la acción. Pasado y futuro.

De modo que vas a tener una conversación de «feedback» (que) sobre aquello que ha ocurrido (por qué), la finalidad será que mejore y crezca profesionalmente (para qué).

Consejo – Si existen varios «para qué» intenta enfocarte en uno de ellos. No intentes informar, motivar, emocionar y ordenar simultaneamente por que tu mensaje perderá potencia.

Como – La forma

Si tienes claro que quieres transmitir, el porque y el tipo de repercusión que quieres que tenga tu conversación te encontrarás con que tu mismo darás forma a los contenidos  y a la estructura de la conversación. 

Saber el para que hará que tu conversación tome unos derroteros u otros. Imagínate una charla con tu equipo sobre un cambio. ¿Que quieres llevar a cabo? una reunión, ¿Por qué? Debido a un cambio en la política de la organización ¿Qué quieres obtener de la misma?

• Transmitir información -«Os comunicó que a partir del 1 de junio la política corporativa sobre…»
• Formar – «Vamos a realizar una serie de supuestos para ver que respuestas serían las más adecuadas ante este cambio sobre…»
• Motivar – «Creo que este nuevo cambio va a traernos beneficios en nuestra forma de trabajo…»
• Ordenar – «A partir de ahora cualquier tipo de respuesta tiene que ajustarse perfectamente a la normativa impuesta por la nueva política corporativa sobre…»
• …

Consejo – Si no conoces ninguna de las técnicas que ya existen simplemente déjate llevar por el sentido. común.

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Y los cuando, los cuantos, los dónde, y muchos comos ya vendrán más adelante.

¿Qué otras preguntas le recomendarías a Alicia que hiciera?