No te apures, medir las horas que trabaja tu equipo puede ser bueno

Llevar un registro de entrada y salida simplemente refleja la realidad. ¿Por qué nos preocupa que ahora sea obligatorio?


 «Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.«


William Thomson Kelvin (Lord Kelvin), físico y matemático británico (1824 – 1907)

Se está generando un más que interesante debate con las nuevas medidas que ha puesto en marcha el gobierno a través del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. En particular sobre la necesidad de que, a partir de la semana pasada, todos los empleados dejen constancia de la hora de entrada y salida de su puesto de trabajo. Un paso en la lucha contra el elevado número de horas extras que se realizan en España.

Y es que por lo visto, según el INE, en el primer trimestre del año se registraron 5,7 millones de horas extras a la semana, de las cuales 2,6 millones no fueron pagadas.

Puedes ver algún dato más en este artículo de epdata.

Sobre este tema como con los colores, opiniones para todos los gustos: que si es un planteamiento poco ajustado al Siglo XXI, que si tiene sentido para controlar abusos, que si es solo una herramienta recaudatoria, que si para determinados colectivos no es de aplicación, que si me gusta, que si me hace polvo… Unos más acertados, otros menos, pero todos con su punto de razón.

Yo personalmente opino que 2,6 millones de horas es una razón más que suficiente para comenzar a plantearse medidas.

En cualquier caso, como tema de sobremesa puede dar mucho juego, pero lo cierto es que no tienes capacidad de acción: tienes que ponerte en marcha y ajustarte a la legalidad.

Tienes dos opciones: (a) comenzar a medir las horas que realiza tu equipo de trabajo o (b) mentir y rellenar planillas con horas de entrada y salida que no se ajustan a la realidad. Para la segunda de las opciones no voy a hacer ninguna observación salvo una:

No medir las horas que dedica tu equipo a trabajar te impedirá conocer el esfuerzo real de tu equipo, por tanto no sabrás cuanto cuesta cada servicio o producto que realices. Es hacer trampas jugando al solitario.

De modo que te propongo que lo aproveches para iniciar una nueva conversación con tu equipo. El primer paso es, evidentemente, dejar transcurrir un par de meses para recoger datos y ver que que ocurre. Pide a tu equipo que se comporte como lo ha venido haciendo hasta ahora y que refleje las horas con total honestidad.

Cuando tengas tus datos tu conversación oscilará alrededor de tres ejes: la sensibilización, la equidad y la eficiencia.

Sensibilización

El primer efecto de la medición de es el de la toma de consciencia.

Comenzar a medir los horarios os va a enfrentar con datos reales, vais a cambiar las percepciones por hechos. Quizá salís muy tarde de trabajar, pero tenéis cafés y comidas larguísimas y en cómputo total no estáis muy alejados de un horario normal. O al revés, quizá os diga que sois muy eficientes, o que trabajáis horas y horas sin fin…

Cada equipo es un mundo, pero mi experiencia cuando realicé este ejercicio me proporcionó alguna sorpresa sobre mis descansos y tiempos reales de trabajo. Una reflexión de la que ya hablaba en la entrada ¿Cuanto tiempo dedicas a tu equipo?.

Ten en cuenta que la consciencia te va a llegar tanto a ti, como a cada una de las personas de tu equipo y esto va a crear determinadas sensaciones, pensamientos y reacciones entre ellos.

Durante años tu equipo ha estado creando normas invisibles. En ocasiones han sido consensuadas, en otras han sido impuestas por ti, muchas veces se han originado por el simple método de dejarse deslizar por la linea de menos resistencia. Saber que trabajan menos o más de lo que pensaban puede comenzar a generar sensaciones de culpabilidad, de orgullo, de enfado, de satisfacción…

“La mayoría de la gente prefiere tener la certeza de que es miserable, que arriesgarse a ser feliz.” 

Sir Charles Chaplin

En cualquier caso, no os fustiguéis, las preguntas que te tenéis que haceros como equipo son las siguientes:

Nuestro modelo ¿Es equitativo?¿Es eficiente?

Equidad

Somos animales éticos. Como ya indicaba hace tiempo en la entrada de mi antiguo blog “Cuando no es sólo la conciliación” la equidad debe ser uno de los ejes en la gestión de personas.

La medición de horarios va a comenzar a hacer aflorar la equidad (o falta de ella) en las relaciones de trabajo.

Que los horarios no deben de ser rígidos es algo que hoy en día está (más o menos) aceptado. Nuestro entorno VUCA hace complejo trabajar en entornos estables, como ocurría hace años. Ahora trabajamos sujetos a las peticiones de mercado, con distintos lugares del mundo, prestando nuevos servicios, con nuevos medios ubicuos de comunicación… Lo que crea picos de trabajo, viajes y llamadas a deshoras, esfuerzos extraordinarios, reuniones fuera de horario… Todo esto puede ser aceptado si a cambio existe algún tipo de contra-prestación, tácita o explícita.

Por ejemplo, las personas de tu equipo tienen que viajar en fin de semana, pero a cambio pueden no acudir a trabajar el viernes por la tarde. Por ejemplo, la hora de salida suele prolongarse más allá de lo establecido, pero a cambio pueden entrar a cualquier hora por la mañana. Por ejemplo…

Como decía arriba, estas reglas pueden imponerse, hablarse, consensuarse o simplemente ser creadas por la costumbre.

En cualquiera de estos casos ten en cuenta que el concepto de equidad no lo estableces únicamente tu, tiene también que ver con la percepción que tiene cada persona del equipo.

El concepto equidad es algo que tenemos tatuado a fuego en nuestro ADN, como indica el Dr. David Rock en su modelo SCARF, cuando la sensación de equidad (Fairness) se ve puesta en peligro nuestro cerebro se activa en modo de defensa. La falta de equidad la vivimos como una amenaza palpable.

Los datos recogidos a través de mediciones de actividad cerebral utilizando fMRI y electroencefalogramas o midiendo las respuestas hormonales, sugieren que las mismas respuesta neuronales que nos mueven hacia la comida, o nos hacen huir de los depredadores son disparadas por las percepciones que tenemos de la forma que nos tratan los demás.

David Rock – Director del NeuroLeadership Institute

Puedes leer un poco más de modelo SCARF en este artículo. o en el video que puedes ver a continuación.

Lo se, está en inglés…

De no existir algún tipo de “equilibrio” prepárate, la nueva consciencia que va a generar el control horario puede ponerte en un aprieto.

Eficiencia

Has tomado, han tomado, habéis tomado consciencia de lo que realmente ocurre. Habéis hablado sobre lo justo/injusto del intercambio. Ahora llega la tercera pregunta.

¿Los horarios de trabajo nos hacen eficientes?

Justo hoy me contaban una historia sobre un conocido que había ido a trabajar desplazado a Holanda. Para hacer méritos había decidido quedarse a trabajar todos los días un par de horas más que el resto de sus compañeros. Varios meses más tarde, el jefe se le acercó… ¡y le envió de vuelta a España por que no era lo suficientemente eficiente!

Trabajar más horas no significa más resultados, ni más compromiso. Normalmente solo significa menos eficiencia.

Si descubres que tu equipo realiza más horas de las adecuadas puede que tengas que poner alguno de los siguientes temas sobre la mesa.

Así lo ha elegido el equipo

Puede que tu equipo haya decidido quedarse en la oficina, por que se lo pasan muy bien o por que no quieren irse a casa o por cualquier otra razón.

Si es así y no quieres que se complique la cosa cuando llegue la (posible) Inspección de trabajo, échales cuando llegue la hora de salida.

Repítelo hasta que salir a la hora se convierta en costumbre. Y si quieren seguir charlando, que se vayan a tomar un café juntos. Este aspecto se conjuga con otro que verás más adelante. cuando hablo de procesos ineficientes.

Mala evaluación de la carga de trabajo

Un profesional de la gestión de equipos no sepulta a su equipo con trabajo, algo que desgraciadamente he visto con frecuencia. Al contrario, evalúa su capacidad de trabajo y los objetivos a realizar, además conoce perfectamente la carga de trabajo tiene cada una de las personas del equipo.

Algo, que desafortunadamente no he visto demasiadas.

Una cosa es tensionar a tu equipo, otra sepultarle con trabajo.

Desenfoque

En ocasiones los equipos trabajan horas sin fin por que no tienen claro sobre cuales son sus tareas, o hacia donde se deben dirigir. Cuando esto ocurre los equipos se sobrecargan por que responden a cualquier tipo de petición de cualquier área. Esto les acaba llevando a alargar su jornada para dar respuesta a la montaña de trabajo que tienen. Algo que desafortunadamente también he visto y escuchado con frecuencia.

Es necesario realizar un trabajo de definición de visión y clarificación de objetivos para que tu equipo no realice ninguna tarea no relacionada con estos. Además te tocará trabajar sobre las nuevas reglas de juego que van a surgir cuando tengan que “decir que no” a tareas que han venido realizando y que no eran competencia suya. Necesitarás por último comprender que este reajuste del sistema generará conflictos con otras áreas y que tu autoridad será esencial para apoyar a tu equipo.

Procesos ineficientes

Si tu equipo tienen jornadas inacabables tenderá a tener comportamientos ineficientes como bien señaló en su momento Mr. Ciryl Northcote Parkinson al enunciar la ley de su mismo nombre ya en 1957.

 “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine“.

Mr. Ciryl Northcote Parkinson

Las jornadas maratonianas invitan a tu equipo a sustituir el trabajo inteligente por la fuerza bruta. Total -piensan- si voy a salir a las tantas de la noche para que voy a organizarme adecuadamente.

Pon a tu equipo a trabajar sobre todos aquellos momentos del día en los que los procesos se convierten en terriblemente ineficientes.

Falta de competencia

Quizá tienes un equipo “todavía no”. Puede que el alargarse indefinidamente de los horarios se deba a que no tiene la capacitación suficiente para llegar a los mismos. Te tocará llegar a un punto de equilibrio en el cual deberás estirar de los miembros de tu equipo para que realicen las tareas más rápidamente, al mismo tiempo que les formas para que sean más eficientes.

Invierte en futuro: forma a cada una de las personas de tu equipo para que sean cada vez mejores profesionales.

Tu miedo

Al que dirán, a apartarte de las políticas presentistas de tu empresa, a tu propia sensación de incompetencia, a tu jefe de la vieja guardia, a que parezca que pierdes control o la autoridad…

En muchas organizaciones se confunde compromiso y presentismo.

Puede que los horarios absurdos se deban al miedo a hacer frente al status quo. En este caso decidir si quieres hacerle frente o no es un trabajo únicamente tuyo.


¿Te atreves a tener esta conversación con tu equipo y a romper el status quo?

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