No tengo tiempo para desarrollar a mi equipo

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Lo se, y admitámoslo, en tu empresa nadie se ha parado a pensar en la carga de trabajo que te supone llevar a un grupo de personas.

Todo eso que nos cuentas está fenomenal Javi, pero la realidad es que a fin de mes cuando tenemos que dar los resultados la pregunta real es ¿Me pongo con el equipo o echo el resto para conseguir los objetivos? Está claro, lo segundo. Ya me gustaría poder dedicar tiempo a trabajar con ellos, pero eso que cuentas no es para esta empresa.”

Un discurso que escucho a menudo, sobre todo de boca de los responsables de primera linea que tienen que trabajar con equipos comerciales, de producción, de marketing… Una situación que en muchas ocasiones les lleva a alargar la jornada laboral mucho más allá de lo prudente.

Desarrollar a tu equipo es esencial -para ti, para ellos, para la empresa-, pero quiero ser realista, no vas sobrado de tiempo. Necesitas una estrategia.

1.- Reflexiona

Lo primero que necesitas hacer es parar. Busca un momento a lo largo del mes/trimestre/año en el que te encuentres con fuerzas y espacio para pensar (y no, no estoy proponiendo que lo hagas en vacaciones, esto también es trabajo).

Hazte las siguientes preguntas

  • ¿Cuánto tiempo dedico a desarrollar a mi equipo actualmente? ¿A la semana, al mes, al trimestre, al año?
  • ¿Cuánto tiempo debería dedicarle?
  • ¿Cual es el mínimo de horas que se merecen?
  • ¿Qué tiempo consideras que sería el óptimo?

No existen respuestas universales a estas preguntas. Van a depender entre otras cosas del número de personas que tengas en tu equipo, del grado de autonomía del trabajo que lleven a cabo, del nivel de madurez de cada uno de ellos, de los tiempos que marque tu organización…

De modo que el primer paso es: establece la cantidad o porcentaje de tiempo que vayas a dedicar a desarrollar a tu equipo. Preferentemente que esté más cerca de lo óptimo que de lo mínimo.

2.- Evalúa tus tiempos

1.- Enumera tus funciones y principales tareas.

2.- Comienza a observar cuanto tiempo le dedicas a cada una de ellas. Puedes utilizar alguna de las aplicaciones de las que hablaba en la entrada “¿Cuánto tiempo dedicas a tu equipo?¿Y a ti mismo?

Posiblemente te encontrarás algún que otro ladrón de tiempo. Este ejercicio quizá te permita limpiar y ordenar un poco tu agenda, pero el objetivo final es comenzar a definir cuanto tiempo vas a dedicar a la gestión y desarrollo de tu equipo.

Seguro que te encuentras con que el estudio te confirma lo que tu ya sospechabas, que no tienes tiempo. Posiblemente también te confirme que parte de las tareas que llevas a cabo no están entre tus funciones y principales tareas.

3.- En realidad tienes el mismo tiempo que todos, simplemente es necesario que tomes decisiones sobre como lo vas a utilizar. Debes de comenzar a eliminar, reducir, posponer o delegar esas tareas que no aportan apenas valor y eliminar aquellas que no entran dentro de tu descripción de puesto. Vete haciendo el ejercicio mental hasta alcanzar el tiempo que habías previsto.

3.- Evalúa tu energía

También es cuestión de energía. Necesitas tenerla en cuenta para comenzar a realizar todas esas tareas que antes no llevabas a cabo.

Si no tienes energía no te empeñes en realizar grandes cambios en la gestión de tu equipo. Posiblemente los dejaras a medio hacer y eso generará más decepción y frustración en tu equipo que otra cosa.

4.- Evalúa necesidades

Además del tiempo y la energía, evalúa las necesidades de tu equipo y de la organización. Puede que andes justo de las anteriores, pero que por la necesidad que fuera tu equipo requiere algún tipo de cambio, apoyo, conversación… tendrás que hacer de tripas corazón…

5.- Evalúa a los miembros de tu equipo

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Mapea tu equipo

No todas las personas de tu equipo se encuentran en el mismo nivel de desarrollo. Necesitas mirar de otra manera a cada una ellas para ver que tienen que desarrollar.

El nivel que tengan va a depender de las tareas que realicen. Puedes tener personas en tu equipo que sean magníficos profesionales en lo suyo, pero que no se manejen bien en determinados entornos, o con algunas herramientas o habilidades.

Utiliza alguna herramienta que -por tareas o funciones- te permita definir con una cierta objetividad en que estado de desarrollo se encuentran. Puedes utilizar la evaluación del desempeño corporativa, tus apuntes personales, una matriz de habilidades… Una información esencial para tomar decisiones.

6.- Prioriza

No tienes ni tiempo ni energía para enfrentarte a todo -ni a todos- simultáneamente, de modo que ahora necesitas priorizar.

1.- Comienza con aquello que tiene que ver con necesidades críticas de tu equipo o de la organización. En palabras de Stephen Covey por todo aquello que sea urgente e importante. Por ejemplo, finales de procesos de evaluación del desempeño, formaciones sobre requerimientos legales inmediatos, problemas entre compañeros que impactan en la motivación del equipo…

2.- Empieza a enumerar los posibles pasos y acciones que puedes llevar a cabo. Comienza por aquellos que tengan un impacto colectivo y luego vete repasando individualmente a los componentes de tu equipo estableciendo acciones específicas para cada uno de ellos.

3.- Finalmente crea una matriz de decisión que comprenda tiempo, energía e impacto. Asigna valores y busca aquellas acciones que te suponga menos tiempo, menos energía y generen más impacto. Rápidamente verás que acciones merece la pena comenzar primero.

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Una idea de matriz de decisiones para evaluar por donde comienzas a trabajar con tu equipo.

Y recuerda, te estoy proponiendo que priorices, no que olvides. El que una persona o acción aparezcan con menos puntuación no significa que no vayas a hacer nada, significa que lo abordarás con posterioridad.

7.- Agenda

Busca espacios para llevarlo a la acción. Incluye en tu agenda todo lo que vas a hacer.

Ahora que sabes de cuanto tiempo dispones, simplemente rellénala antes de que el día a día lo haga por ti. Y después defiende esos huecos, no dejes que nadie te robe los espacios de desarrollo. Estás trabajando en el futuro de tu gente, pocas cosas pueden ser más importantes para tu equipo.

Una herramienta para planificar tu agenda

Acabo de ayudar a mi hija a organizar su agenda de estudios para el próximo mes y me he encontrado con una funcionalidad de Google Calendar que me ha parecido interesante. tiene que ver con la fijación de metas y funciona de la siguiente forma:

  1. Define un objetivo (por ejemplo, establecer reuniones individuales de desarrollo).
  2. Establece el número de veces que quieres dedicarle a la semana o al mes y el tiempo que va a durar cada una de ellas (Por ejemplo, dos sesiones de 30 minutos al mes).
  3. La funcionalidad te las reparte automáticamente en los espacios que queden disponibles.
  4. Cuando vayas finalizando las tareas las puedes ir tachando. Te gustará.

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 Se crítico

Dedicar tiempo a desarrollar un equipo no es un gasto de tiempo, es una inversión. Seguro que tu realidad es compleja y no es sencillo elevarse por encima del fragor de la batalla, pero aún así ¿Puedes ser tu el que te boicoteas? Mira si estás en alguna de estas situaciones:

Me gusta la parte más técnica y operativa de mi trabajo. Es el lugar donde me encuentro más cómodo. A fin de cuentas me hicieron jefe de este equipo por que soy un gran técnico…

No soy capaz de poner ningún tipo de limitación a las peticiones que llegan para mi equipo. Como no quiero sobre-cargarlos me acabo haciendo responsable de buena parte del trabajo.

No me he sentado con mi jefe nunca para hablar de este tema. Creo que no sabe la carga de trabajo que tengo y cuanto tiempo dedico a trabajo operativo.

Si te encuentras frente a alguna de estas situaciones para un segundo antes de comenzar y evalúa si:

  • Debes de comenzar a soltar lastre operativo por muy cómodo que me encuentres. Comienza a transferir tareas a tu equipo y comienza a desarrollar habilidades de gestión de personas.
  • Tienes que comenzar a poner límites a las peticiones que se hacen para tu equipo. Evalúa la carga de trabajo de cada uno de ellos y la tuya propia. Comprueba hasta que punto estáis sobrecargados o no.
  • Ten una conversación seria y bien estructurada con tu responsable para hacerle consciente de la carga de trabajo que estás asumiendo.

Es momento de tomar una decisión, el desarrollo de tu equipo, el de las personas que lo forman y el tuyo mismo está en tus manos. Se realista en cuanto al tiempo que vayas a dedicarles, pero sobre todo recuerda, estás invirtiendo en el futuro de todos vosotros. Merece la pena pararse y comenzar a tomar medias.


¿Que más propondrías?¿Qué experiencias has tenido en el desarrollo de tu equipo?

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