Una conversación de calidad con las personas de tu equipo no sólo significa que sabes como construirla, también tienes que saber como, cuando tenerla… ¡y donde sentarte!

No siempre vas a disponer del lugar ideal, pero no dejes que esto te eche para atrás. Tu eres un profesional de la comunicación, y tu eres el que quiere crear una buena conversación. Convierte el espacio en tu aliado.

A lo largo de tu trayectoria como responsable de equipo vas a tener multitud de momentos en los que vas a tener que hablar individual o colectivamente con tu equipo. Para aquellas que son vis a vis te propongo las siguientes configuraciones.

Sentados frente a frente

!Cuidado! Puede llegar a intimidar. Invita a la confrontación salvo que exista mucha cercanía o que no exista otra posibilidad. Añádele que muchas veces va a ser en tu terreno de juego (si dispones de despacho) y con una mesa de por medio que ofrezca además una barrera física.

Este tipo de situación que fuera del entorno laboral puede parecer convencional, dentro de los entornos de negocio es visto como competitiva

Utilízalo solo para temas de negocio que no tengan ningún tipo de componente personal o emocional, cuando quieras mostrar tu jerarquía, cuando quieras mostrar tu oposición, o cuando estés negociando y sea parte de una estrategia.

Altamente desaconsejado para entrevistas de evaluación, charlas de bienvenida o despedida, feedback y cualquier otro tipo de conversaciones en los que la persona pueda verse en cierta medida amenazada.

Mesa redonda

Este tipo de disposición ofrece más proximidad con tu interlocutor. Te permite además mantener un contacto visual cómodo al mismo tiempo que existe una cierta distancia.

Es una posición idónea para tener conversaciones relajadas y generar más confianza, si quieres conseguir un buen acercamiento no dudes en sentarte de esta manera.

Puede ser por tanto idónea para tener conversaciones de desarrollo, dar feedback, explorar asuntos complejos y similares. Utilízalo también para cualquier tipo de conversación que esté dotado de un cierto contenido personal

Si no dispones de una mesa redonda y tienes que usar una cuadrada de reuniones no te ubiques nunca enfrente, hazlo siempre esquinado.

Al lado

Es la postura más cooperativa que puedes encontrar, muestra cercanía e invita al alineamiento. Te permite trabajar «codo con codo».  Suele aparecer espontáneamente cuando estás trabajando con alguien próximo.

Ahora bien, sentarse justo al lado de uno de tus colaboradores puede hacerle sentirse violento. Ten en cuenta que te estás adentrando en su espacio, hazlo solo cuando tengas confianza o cuando tengáis que trabajar sobre un mismo documento o pantalla.

Si no te queda más remedio que utilizar este tipo de configuración -y no existe esta cercanía entre ambos- la forma más natural y cómoda de sentarse es hacerlo estableciendo un cierto ángulo que replique al de tu interlocutor, como figura en la ilustración.

De pie

Muchas veces tiene que ver con lo imprevisto, esas conversaciones en las que te pillan por banda en el pasillo y que no puedes evitar. Puedes utilizar este modo de conversación cuando quieres que las reuniones no se alarguen en exceso y son temas sobre todo de negocio. Después de todo a nadie le gusta estar de pie durante un largo periodo de tiempo.

También ayuda a generar ambientes relajados y conversaciones informales, puedes utilizarlo para charlar amigablemente durante la pausa del café.

Andando

Esta es una versión de la anterior, pero ofrece muchas ventajas. Te permite estar mucho más rato charlando y te aleja del lugar de trabajo -física y mentalmente-, lo que puede generar conversaciones más fluidas e interesantes.

Lo puedes utilizar para tener cualquier tipo de conversaciones, de negocio o más relacionales. Dado que no te permite trabajar con documentación, utiliza este tipo de reuniones para explorar: analizar situaciones desde nuevas perspectivas, buscar soluciones, tratar temas personales, o crear un escape emocional para tu interlocutor. 

¡Y además es más sano y creativo! tal y como nos cuenta Nilofer Merchant en este video de Ted: «Got a meeting? Take a walk.»

¿En mi despacho o fuera?

Pues dependerá tanto de la conversación, como de las posibilidades que presente -si lo tienes-. Si es pequeño y sólo tienes un escritorio no te dará muchas más opciones. Cuando las reuniones se celebren allí serán de acuerdo con la única disposición que ofrezca.

¿Te has planteado que puedes cambiar la distribución de tu despacho?

Piensa que dependiendo del tipo de conversación y de la profundidad de la misma unas podrán ser en público y otras tendrán que ser en un espacio privado -por la complejidad del asunto o la emocionalidad del mismo-. Algo que en los espacios cooperativos tienes que cuidar especialmente, ya que por muy bien diseñados que estén, no vale cualquier lugar para tener cualquier conversación.

Por último, tu equipo además se habrá acostumbrado a ciertos hábitos, ya que determinadas conversaciones las tendrás siempre por defecto en determinados espacios. Esto ahora mismo puede ser un obstáculo que predisponga a tus colaboradores, ya que, tal y como me contaba una asistente a un curso:

Tenía un jefe que cada vez que se acercaba sonriendo y decía: «Venga, vamos a tomarnos un café» sabías que a continuación de caía «la del pulpo». La máquina del café era un lugar de castigo en el que además nos sentíamos especialmente vulnerables al quedar expuestos.»

El espacio

Sea como sea que decidas sentarte, añade a todo lo anterior que todos tenemos una serie de espacios que necesitamos tener despejados. Invadirlos puede ser incómodo para tu interlocutor, y dado que quieres tener una conversación de calidad, cuida las distancias.

Según nos cuenta el Blog del lenguaje no verbal, este concepto se llama proxemia o proxémica y fue acuñado por el sociologo Edward T. Hall en los años 60. Con las consideraciones culturales que ya he comentado distinguía las siguientes distancias:

• Distancia íntima – De 15 a 45 cm. Sólo para familia y amigos cercanos.
• Distancia personal – De 45 a 76 en la fase cercana y de 76 a 121 en la lejana. Para amigos.
• Distancias social – De 121 cm a 213 cm en la fes cercana y hasta 365 en la lejana. Es la de los negocios y las reuniones sociales.
• Distancia pública – De 365 cm. hasta 762 cm. en la fase lejana y de ahí en adelante. Esta es de aplicación sobre todo para las figuras públicas importantes cuando se encuentran en un evento público.

Recuerda, salvo que exista amistad entre tu colaborador y tu, siempre vas a jugar en la tercera de las distancias. Situarte más cerca va a hacer que tu colaborador se encuentre incómodo, acosado o amenazado en el peor de los casos (y por tanto va a perjudicar el proceso de comunicación). Por contra, situarte a mucha distancia puede dotar de mucha frialdad a la conversación.

¡Ah! Y recuerda, las distancias tienen mucho que ver con el entorno cultural en el que nos hemos criado, de modo que no serán iguales para un español, para un japonés o para un estadounidense.

Al final es una cuestión de eficacia

Buscar un lugar, una disposición y una distancia correcta tienen sobre todo una misión: conseguir potenciar tu conversación. Toda la atención que tu interlocutor dirija a las sensaciones de amenaza, confrontación, invasión de su territorio, etc. es atención que está quitando a lo que quieres tratar con él.

Y ahora, ya sabes, busca el lugar idóneo, la distancia correcta y adelante.