Casi con total seguridad, reunión tras reunión, cada una de las personas de tu equipo ocupan sistemáticamente los mismos sitios.

¿Has llegado alguna vez a una reunión y has encontrado «tu sitio» ocupado? Seguro que si. Seguro que también conoces esa mezcla de sorpresa, incomodidad, confusión y enojo que te ha acompañado hasta que has encontrado un lugar donde sentarte.

Es lógico, somos animales de costumbres y las pautas nos dan sensación de familiaridad, crean seguridad. Una simple ojeada nos permite saber que cada uno está sentado en el lugar donde «debe» estar. Es algo tan natural que solo lo percibes cuando el status quo es modificado y tienes que re-ubicarte.

¿Qué ocurre en tu equipo? ¿Cómo son tus reuniones? Para analizar lo que ocurre antes te invito a que conozcas el protocolo.

1.- Conoce el protocolo

Existen otras normas o protocolos de asiento no escritos que se suelen repetir con frecuencia en todo tipo de reuniones. En una sala con una mesa rectangular las posiciones más comunes son las siguientes:

El líder

Tenderá a colocarse en la cabecera de la mesa. Lo hará mirando a la pantalla de proyección (si es el caso) y de frente a la puerta de entrada -si la sala lo permite-. Esta posición tiene la ventaja de que permite controlar la totalidad de la sala, mirar a todos sin tener que realizar contorsiones, observar a quien entra y sale, y por que no… dar un poco de aire a nuestros instintos más básicos. Como señala Allan Pease en un divertido artículo de Yorokobu:

Cuando nuestra espalda queda expuesta a extraños en un lugar público sufrimos un enorme nivel de estrés porque sentimos que existe una posibilidad de ser atacados por la espalda. De hecho, la piel de nuestra espalda es cuatro veces más gruesa que la de nuestra parte delantera por esa razón.

Si la mesa es cuadrada o no tiene cabecera, el líder tenderá a sentarse normalmente en el centro de la mesa.

El facilitador

El «facilitador» o persona que gestiona la reunión no siempre es el líder. Su función será la de dirigirla, controlar tiempos, dinamizar las intervenciones o plantear las formas de trabajo. Por esta razón buscará la posición más cercana a la pantalla -o pizarra- de modo que quede a su espalda para que todos los asistentes puedan verla con claridad. En ocasiones ni si quiera tendrá asiento asignado.

Lo se, la realidad es que al final esta posición la señala el lugar donde está la conexión al proyector.

Los aliados

Las personas más afines al líder se sentarán a su derecha e izquierda. La proximidad muestra empatía y desde un punto de vista más práctico permite realizar comentarios en privado.

Por cierto, aunque tradicionalmente hemos puesto al favorito a la diestra de la persona de mayor poder, lo cierto es que si quieres ser oído es mejor que te sientes a su izquierda, tal y como señala este artículo de Science of People.

La contra-parte

La posición que se ocupa en la cabecera opuesta a la del «jefe» es la de la oposición. Sentarse en esta parte de la mesa te enfrenta directamente al líder. Es el lugar más alejado. Cualquier tipo de miradas o posturas inconvenientes son inmediatamente detectadas como consecuencia de esta visión directa.

Por aquello de relativizar, en ocasiones simplemente significa que no hay otro lugar disponible.

Ahora bien, si hay sitio disponible ¿Buscas este lugar como primera opción?

Los asientos neutrales

Buena parte de los asistentes rellenarán el resto de la mesa ocupando los asientos que se encuentran entre una cabecera y otra. Estos lugares no dan visibilidad completa de la mesa.

Normalmente tenderán a sentarse junto a aquellos con los que se encuentran más cómodos o existe más proximidad emocional, esto también incluye a las dos cabeceras de la mesa.

Los asientos centrales son fantásticos para aquellos que prefieren callar y observar, las miradas al ir de un lugar de la mesa a otro suelen pasar por encima de ellos sin detenerse.  También son lugares apropiados para aquellos perfiles que les gusta intermediar y ayudar a que las cosas fluyan.

Los asientos secundarios

Son todas esas sillas que en algunas reuniones se encuentran fuera de la mesa y en segunda fila. Normalmente estarán ocupadas por aquellos que llegan tarde, o por todos aquellos que no sean personajes principales en la reunión.

En algunos de los casos te vas a encontrar con que son lugares que ofrecen soporte de algún tipo a aquellos que están en primera fila.

Algunos de los sitios se encuentran cerca de la puerta. Estos normalmente serán ocupados por aquellas personas que tienen que salir de la sala por alguna razón durante la reunión. Nada más tenso que tener que pasar por delante de todo el mundo para alcanzar la puerta.

Las mesas redondas

Responden también a unos protocolos similares. Aunque ofrecen la idea de igualdad, todos se sentarán de acuerdo con la posición que tome el líder siguiendo los mismos patrones que he comentado más arriba. Cuanto más grande sea la mesa más ineficiente será la reunión y más invitará a los asistentes a crear conversaciones paralelas entre los que están más próximos.

2.- Evalúa tus reuniones

Ahora que has comenzado a sensibilizarte sobre la importancia del lugar donde las personas se sientan en las reuniones piensa sobre lo que pasa en las de tu equipo.

Seguro que hay multitud de detalles que matizan todo lo que he escrito más arriba. Hazte las siguientes preguntas:

• ¿En donde tienen lugar?¿Cómo es la sala en la que se llevan a cabo?
• ¿Siempre las tienes en el mismo sitio?
• ¿Qué tipo de mesa utilizais?
• ¿Dónde está la pantalla, pizarra o flipchart?
• ¿Dónde te sientas tu?
• ¿Dónde se coloca cada persona del equipo?¿Son lugares fijos o variables?
• ¿Cómo se comporta cada uno de ellos?¿Son activos o pasivos en la reunión?
• ¿Dónde sientas a responsables de más jerarquía cuando les invitas a tus reuniones?
• ¿Dónde ubicas a otro tipo de invitados?
• ¿Cómo se re-ubica tu equipo cuando viene gente nueva?

3.- Rompe el protocolo

El lugar donde se sientan las personas de tu equipo está  invitándoles a comportarse y actuar de cierta manera. Como señala el dicho, si funciona no lo toques, pero si ves que hay determinadas dinámicas de actuación que no te satisfacen, prueba a romper el tipo de reuniones que tienes y el lugar donde te sientas/donde se sientan.

La cabecera

Suelta algo de poder y de ego y piensa en que situaciones podría ocupar ese lugar alguien de tu equipo. Por ejemplo:

• Alguien de tu equipo tiene que hablar sobre un tema en particular o hacer un monográfico sobre un tema y quieres darle más peso.
• Traes un invitado, quieres que se le preste atención por todo el equipo y que se sienta bien tratado.
• Has decidido que tu equipo tiene que ganar en autonomía y comenzar a gestionar sus propias reuniones: haz que cada semana ocupe uno este lugar.

Si decides ocasionalmente renunciar a este lugar evita que se sienten allí charlatanes, negativos y protestones. Es un lugar de poder, ganarán influencia y encima al tener visión plena sobre el equipo serán capaces de detectar cualquier señal de malestar o apoyo que les afirme en sus posturas.

La otra cabecera

Como señala este post, esta situación bien empleada puede ser utilizada justo para lo contrario de lo que señalaba más arriba.

Siéntate aquí cuando quieras ofrecer apoyo al que ocupa la otra parte de la mesa. Como estáis enfrentados le será muy sencillo mirarte rápidamente y obtener tus señales de aprobación. Ten en cuenta que toda la mesa le está mirando a el o a ella directamente. ¡Ojo! Si decides ocupar este lugar como apoyo no hables salvo cuando sea necesario o cuando sea tu turno. Si estás constantemente interrumpiendo a la otra parte le estarás al mismo tiempo desautorizandola.

Otras estrategias

• Elimina la cabecera del anti-líder. Como señala este artículo de richardwinters.com, un líder inteligente evita poner sillas en este lugar y ubica la pantalla en este lugar. Una estrategia fácil y efectiva es dejar este espacio para el facilitador.
• Ocupa asientos centrales o secundarios cuando quieras que tu equipo comience a tomar responsabilidades y que no toda la charla se realice en torno a tí.
• Mezcla a los asistentes cuando a la reunión acudan personas nuevas o cuando quieras separar grupos y conversaciones paralelas dentro del equipo.
• Asigna los asientos cuando lo necesites. Puedes hacerlo como en las bodas, diciendo el lugar que va a ocupar cada uno en la mesa, con parte o con la totalidad de ellos, o simplemente creando nuevas normas de funcionamiento en las reuniones. Por ejemplo, las exposiciones sobre cada uno de los equipos se realizarán de pie ocupando el lugar del facilitador.
• Realiza la reunión en círculo y sin mesa. Has eliminado una barrera. Le resultará incómodo a alguno de los asistentes ya que se verán muy expuestos. Es ideal para tratar temas de profundidad que no sean técnicos y para hablar sobre el equipo y sus relaciones.
• Haz algunas reuniones de pie cuando quieras que sean rápidas y no haya ningún lugar fijo que ocupar.
• Cambia de sala. Si tienes la posibilidad busca otra distinta a aquella en la que realizas habitualmente la reunión. Esto obligará a todos a reubicarse. Por otro lado, como has roto una pauta es un buen momento para invitarles a que se sienten en otro orden que traigas en mente.
• Cambia la disposición de la mesa de modo que la mesa rectangular y alargada sea sustituida por una mesa en U, una mesa cuadrada, una mesa circular…
• Sal de la reunión y deja vacío tu sitio.

Piensa que el liderazgo es una cuestión de detalles, un liderazgo inteligente busca el llevar a tu equipo al siguiente nivel. Cuida los detalles, cuida a tu equipo y comienza por algo tan sencillo como mimar la disposición en las reuniones.

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¿Qué estrategias utilizas tu para que las reuniones fluyan?¿Qué otros puntos añadirías al protocolo?¿Qué se hace en tu sector o empresa que de otro punto de vista?

Estaría encantado de que me ayudaras a crear una pintura más detallada sobre este tema, no dudes en incluir en tus observaciones aquello que te parezca interesante.