4 tipos de equipo según TU gestión de SU tiempo

Hace ya muchos años, en uno de mis primeros trabajos me colapsé. Tenía encima de la mesa varios temas importantes que se salían de lo normal y no sabía que hacer. De nuevo problemas de gestión del tiempo.

Se había producido un accidente bastante trágico sobre el que tenía que indagar, una de las empresas con las que tratábamos había planteado un tema, tenía que regularizar una gran cantidad de documentación y además tenía que sacar adelante todo el trabajo diario. Habría necesitado unas cuantas jornadas de 24 horas para sacar todo aquello adelante. Con las mismas y un poco agobiado le fui a preguntar al que entonces era mi jefe.

Su respuesta fue inequívoca… «Hay que hacerlo todo«.

Hay que hacerlo todo

Si por supuesto, sobre todo cuando el trabajo está bien estimado y conoces con precisión la carga de trabajo que tiene cada persona de tu equipo.

Ahora bien, si no lo conoces y das esa respuesta te estás descalificando como jefe. Tu equipo pensará que si tu solución ante un conflicto de prioridades es esa, entonces… ¿Para que necesitan un jefe?

Más allá de la desorientación que crea esa respuesta, ese tipo de contestaciones además solo conduce a reacciones no eficientes, bloqueo, enfado, desidia… y jamás garantizará un resultado óptimo, ya que tras el momento inicial de estupor, en el fondo le has invitado a comenzar por la tarea más sencilla, la que mas le guste o la que menos esfuerzo le suponga.

¿Por qué contestas así?

Lo se, salvo que seas un psicópata, en la mayor parte de los casos este tipo de contestaciones vienen dados por que a ti tampoco te da para pensar. En condiciones normales lo habrías escuchado, pero también estás estresado y no tienes tiempo para contestar, por que tu también «tienes que hacer todo».

!Es que yo también tengo un jefe! y cuando le pregunto me contesta igual.

Vivir en el estrés paraliza tu capacidad de escucha, de empatización, de liderazgo. Cuando tu día a día se mueve en ese escenario, lo único que eres capaz de escuchar es la voz que en tu cabeza repite incansablemente: «Hay que hacerlo todo, ¡y más vale que esté pronto!». Tu imaginación desbocada no hace más que evocar siniestras escenas en las que le dices a tu jefe que tu equipo no da más de si… y te estresas más todavía.

Te has olvidado de uno de los básicos de la gestión de equipos: no te pagan para hacer, te pagan para que hagas hacer. Es tu equipo el que tiene que construir y tu eres el que tienen una visión clara sobre lo que tiene que hacer. Sólo tu puedes ayudarles a orientarles y a gestionar adecuadamente su tiempo y sus agendas.

Tienes que ayudarles a gestionar su tiempo y por tanto sus prioridades. ¿Cómo hacerlo? No es sencillo, pero existen dos dimensiones que te pueden ayudar para dar el primer paso.

Dos parámetros…

Objetivos – Si desconoces que quieres conseguir es imposible que puedas ayudarles a priorizar para estimar tiempos. Si no sabes hacia donde se dirige tu equipo no tiene importancia el tiempo que dediquen a trabajar.

Necesitas tener un objetivo bien enunciado. Te propongo que utilices el acrónimo SMART (objetivos eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Retadores y Temporales) para hacerlo.

Por cierto, como nota curiosa y para que te hagas una idea de la importancia de la relación entre objetivos y tiempo, aunque el resto de las características de SMART puede variar (según quien lo cuente), la letra T nunca varía. Siempre está relacionada con el tiempo.

Planificación – Es de cajón, por que conlleva implícitamente la idea de tiempo. Detrás hay todo un universo de gestión. Aquí te propongo un acercamiento muy básico: la forma de conocer como ser capaz de cumplir esos objetivos con los recursos que tienes. De momento en esta lectura superficial de la planificación te propongo sólo dos conceptos: la carga de trabajo que tiene tu equipo, para luego poder evaluar la capacidad para cubrir los objetivos.

… y cuatro tipos de equipo

No hay objetivos definidos, no existe planificación

Tu equipo y tu os dejáis llevar y funcionáis a base de estímulos -o todo lo contrario-. Sois una hoja que lleva el viento. «Lideras» un equipo modelo «Ejército de Pancho Villa«. La gestión del tiempo es inexistente.

Este tipo de equipos suele rozar uno de estos dos extremos: el del balneario -nada nos altera, por que como nada es importante vamos a nuestro ritmo-, o el del apagafuegos -como todo es importante salimos de una urgencia para caer en otra. Eso si, nunca terminamos nada-. En el primer caso no hay objetivos, en el segundo los objetivos los imponen los demás.

Si estás en esta situación tienes un problema, ya que por mucho que trabaje tu equipo al no tener objetivos definidos y alineados puede hacer que alguien se pregunte si tenéis razón de ser en la organización.

Hay planificación, pero no existen objetivos definidos

No suele ser muy habitual. Posiblemente en este caso dedicas mucho tiempo a medir tiempos de trabajo, cargas, asegurar que los procesos funcionan bien y demás aspectos relacionados con la gestión. En este caso la gestión del tiempo de tu equipo es ineficiente.

No hay viento favorable para el barco que no sabe a donde va.

Seneca

Es el equipo modelo «Holandés errante«. La leyenda cuenta del holandés que es un barco condenado a vagar eternamente sin poder llegar a puerto jamás. Tienes un equipo que pinta el barco, lo repara, lo arregla, pero nadie conoce a bordo hacia donde se dirige.

Este tipo de equipos generan una sensación extraña, de desperdicio de tiempo y esfuerzo. Saben que hacen, pero no para qué.

Es posiblemente la forma de trabajar más absurda que puede existir y seguro que no estás capitaneando un equipo de estos, pero ¿Puede que algunas de las tareas o funciones que desempeña tu equipo siga este modelo?

Hace un tiempo me contaba un responsable de equipo -de una gran empresa- como cada mes medían trabajosamente una serie de ratios, los evaluaban y los convertían en informes que enviaban a otra área. Hasta que a esta persona se le ocurrió indagar. Descubrió que nadie los utilizaba para nada ¡Desde hacía años!

Existen objetivos definidos, pero nadie sabe que es eso de planificar

Posiblemente el peor de todos para tu salud y la del equipo. Tengo unos objetivos (propios o no), pero no he planificado como llevarlos a cabo. Esto significa que sólo ves lo inmediato, lo que va a ocurrir la semana que viene, desconoces que esfuerzo va a requerir de tu equipo y/o cuando vas a poder concretar tu objetivo, de modo que tanto tu como tu equipo vais a vivir el modelo Sísifo de trabajo. La gestión del tiempo es inexistente o reactiva a estímulos cortoplacistas.

Sísifo fue un personaje mitológico castigado por los dioses a subir eternamente una enorme piedra que rodaba ladera abajo cuando estaba a punto de llegar a la cumbre. Una y otra vez por toda la eternidad.

Tiene objetivos, pero también tenéis todo el año para llevarlos a cabo, podéis tomároslo con calma. Un día llega una urgencia -importante o no- y tenéis que resolverla. Comenzáis a ver los objetivos, hacéis algo. Llega otra urgencia, la solventáis. De nuevo os ponéis con la tarea (¿Por dónde íbamos?) y llega un departamento pidiendo un informe «importantísimo». Una vez entregado comenzáis otra vez, entonces es un dato crítico que alguien necesita «ya». Os movilizáis, lo presentáis y llegan las vacaciones, a la vuelta es la preparación de los presupuestos y el cierre del año… los objetivos están a medio hacer… así que toca dejar todo y ponerse a tope, criar una úlcera y quemar al equipo.

Si alternas temporadas de tranquilidad con meses de cargas elevadísimas de trabajo revisa si estás en este modelo.

Tengo objetivos definidos y planifico

Has hecho el ejercicio de definir unos objetivos, con tu jefe, con tu equipo o tu solo. Además has evaluado la carga de trabajo de tu equipo, has desglosado cuanto trabajo necesitas para llegar a esos objetivos y los has distribuido con sensatez para conseguirlo. Has dejado además un porcentaje de tu tiempo para posibles incidencias no planificables. Este es el modelo equipo eficiente, recursos adecuados para consecución de objetivos adecuados.

Evidentemente, depende muchísimo del tipo de equipo que tengas podrás vivir más aquí o no. Si te dedicas a hacer proyectos posiblemente el 90% del tiempo del mismo estará orientado a conseguir objetivos de proyecto. Si en cambio estás en una cadena de producción o en un «call center» la carga de trabajo ya estará fijada para alcanzar los objetivos que haya fijado la organización y la planificación cubra un 80 o un 90% del esfuerzo de tu gente.

No te relajes, estar en este cuadrante es complicado y vas a estar obligado a estar constantemente revisando el equilibrio entre objetivos y recursos. Este territorio es una zona difusa en el que es complejo mantener fronteras claramente definidas.

Muévete de cuadrante

Cualquiera de los tres primeros modelos es ineficiente (eficiente: consigue los resultados previstos con los recursos disponibles sin realizar malgasto de los mismos). Quizá con un poco de suerte serás eficaz (conseguirás los resultados, pero matando moscas a cañonazos, dilapidando todos los recursos que tienes -tiempo, dinero, personas, paciencia…-).

Si no tienes objetivos ni planificación es crítico que te muevas, el futuro de tu equipo está en juego. Aunque puedes estar tentado de realizar un movimiento en diagonal, se prudente. Te propongo que primero fijes unos objetivos claros. Si no sabes a donde quieres llegar, no tiene sentido que te pongas a planificar.

Si en cambio estas en los modelos «Holandés Errante» o «Sísifo», el movimiento es evidente, pasa de cualquiera de estos modelos al último.

¿Ya estás en el cuarto? No te duermas en los laureles, tendrás que estar evaluando constantemente objetivos y planificación. Pero esto no es suficiente, además deberás estar negociando los objetivos con tu entorno, calibrando tu planificación y defendiendo los recursos que tienes para conseguirlos.

La tercera dimensión

Si además queremos darle un poco más de color a este dibujo que estamos tratando puedes añadirle una tercera dimensión, la de tu comportamiento.

Cuando te diriges a tu equipo puedes ser asertivo, o si estás estresado comenzar a practicar comportamientos ineficientes. Combinados con los que te acabo de contar te convertirás en una caricatura de jefe y te llevarán a cultivar equipos frustrados.

Mira si identificas alguna de las siguientes situaciones:

• No planifico, no tengo objetivos, y no me atrevo a enfocar el problema, no digo nada a ver si alguien se entera y me dicen algo que no me gustaría escuchar. Tu equipo va a la deriva por que no eres capaz de hacer o decir nada. Eres el más claro ejemplo del jefe invisible.
• No planifico, tengo objetivos y cuando llegan los problemas grito, exijo horas extras y digo frases del tipo «Ahí fuera hace mucho frío y como vosotros hay cientos» (sic). Tu equipo está aterrorizado y dedica más tiempo a ocultar cadáveres y a echar las culpas a otros departamentos que a resolver los problemas reales. Es el jefe más tóxicos que existe: el jefe latiguero.
• Planifico, no tengo objetivos, pero me dedico a mover a mi equipo para satisfacer a mis jefes. No tenemos un rumbo fijo, pero hago para quedar siempre bien con mis jefes y con mi equipo. Tu equipo trabaja convencido de que van en una dirección hasta que comienzan a tomar consciencia de lo que pasa -posible motín a bordo-. Eres el jefe manipulador.

Pregúntate y escucha

De modo que párate un segundo y pregúntate con honestidad:

• ¿Tengo los objetivos claros?¿Están alineados con los de la organización?¿Los conoce todo el equipo?
• ¿Conozco la carga de trabajo que tienen?¿Se la capacidad de maniobra que tiene el equipo para conseguir nuevos objetivos?
• ¿Cómo reacciono a mi estrés?¿Mis comportamientos son eficientes?

Hazte esta pregunta a nivel global y luego comienza a hacer el análisis de tu equipo función a función. Cuando hayas realizado esta reflexión contrasta con tu equipo. Y luego toma decisiones, establece objetivos claros, abandona aquellas tareas que no están orientadas a su consecución, planifica como vas a conseguirlos. Si ya lo haces enhorabuena, aún así seguro que aunque las cosas funcionen bien puedas afinar más todavía el funcionamiento de tu equipo.

Y sobre todo, piensa cuando alguien te dice «necesito que me ayudes a priorizar», es tu obligación como responsable pararte un momento y ayudarle. Una buena conversación va a reconducir profesional y emocionalmente a esa persona. Vas a trabajar tu liderazgo, su motivación y vas a evitar que se quede paralizada. Le vas a ayudar a confiar en ti, simultáneamente le estás educando en los criterios que marcan la importancia para el equipo, de modo que estás fomentando su autonomía. Aunque lo sientas como un gasto de tiempo en realidad es una inversión en tu equipo.

Deja lo de «hay que hacer todo» a los malos jefes, establece objetivos claros y comienza a planificar. Te lo agradecerá tu equipo y tu organización.