Tu correo electrónico te traiciona

Año nuevo, vida nueva. Seguro que como yo, con el inicio del año te has planteado el comenzar a tomar las riendas de tu vida.

Nada de terminar como el año pasado, con esa sensación de estar dentro de una gigantesca ola que te gira y gira sin control. Vas a surfearla. Has tenido tiempo para pensar y vuelves como una persona renovada de tus vacaciones. Vas a liderar, si, LIDERAR con mayúsculas. Eres el nuevo yo. Tienes claro que quieres conseguir, lo que hay que finalizar y lo que no admite más demora, las reuniones y las conversaciones a mantener, y bla, bla, bla.

Y digo bla, bla, bla por que el lunes, después de levantarte con las ideas claras, desayunar, acercarte a tu trabajo, saludar a todo el mundo, sentarte y ponerte cómodo, has abierto el correo… y de repente todo se ha difuminado. Tu vida y tu día planificado han desaparecido de un plumazo tras leer ese primer correo electrónico que pinta mal, muy mal.

Parece que hoy tampoco va a ser el día en el que vas a tomar el control.

Bueno, en realidad es tu cerebro el que te traiciona

Y es que nuestra cabeza da de si lo que puede, y lo hace bastante bien teniendo en cuenta que está más diseñada para sobrevivir en la sabana africana que en la jungla de asfalto. Nuestro cerebro está más dotado para la supervivencia física que para la empresarial, ya que proviene de en un mundo en el que era más importante detectar amenazas y ahorrar energía que elaborar estrategias de negocio.

Y tus hábitos alimentan esta situación ¿Eres de los que abres tu correo electrónico según llegas a la oficina? … Si haces eso -sin precauciones- estás abriendo la puerta a las alarmas y boicoteando todas tus buenas intenciones.

Si llegas con la idea de organizarte y comienzas el día abriendo tu correo te acabas de trasladar (figuradamente) a la sabana en la que vivían nuestros antepasados. De repente todas tus buenas intenciones de planificación se ven sepultadas por tu instinto de supervivencia que comienza a buscar leones escondidos entre los asuntos y las líneas de todos los correos electrónicos que están pendientes de leer.

Y como la necesidad de encontrar una amenaza es tan elevada, te vale cualquier cosa. Incluso un pequeño animalito enfurruñado con aspecto desconocido y pinta extraña es una posible amenaza. Ves ese correo y tu cabeza colapsa

¿Qué hago para cogerlo?¿Morderá?¿Mejor comprar unos guantes?¿Qué tipo de guantes?¿Y si contrato a alguien para que se encargue?¿Se lo pido a alguien del equipo? Mejor no. Voy a cerrar el correo y lo marco como no leído para más tarde… De hecho, ya que he abierto uno me voy a poner a contestar compulsivamente todos los que he recibido, a ver si cuando lo vuelva a releer con un poco de suerte ha pasado algo con ese correo.

Y mientras tanto por detrás hay unos cuantos leones muertos de la risa que saltarán sobre ti cuando llegue el momento. Es una cuestión de tiempo, ellos no tienen prisa y tu estás tan ocupado con lo que tienes delante que no te has parado a mirar alrededor.

Tu cerebro, totalmente orientado a la acción y a la supervivencia te acaba de tender una trampa, acaba de encontrar una disculpa perfecta para olvidar todas tus tareas pendientes y lanzarse a trabajar alocadamente.

¡No abras tu correo electrónico antes de organizarte el día y la semana!

Tu sentido común

El otro correo

Pero no todo es tan dramático, puedes encontrarte con otro escenario más agradable. A lo mejor tienes suerte y en lugar de un animalito enfurecido abres el correo y te encuentras con un precioso, mullido y encantador cachorrín de ojos grandes y mirada feliz. Sin darte cuenta te pones a jugar con el y cuando te has dado cuenta ya ha pasado ese rato que te viene tan bien para organizarte la mañana. De nuevo te has despistado.

Esta es otra trampa sutil que acecha cuando no hay nada urgente. En estos momentos, esos en los que puedes organizarte, tu cuerpo te pedirá hacer todo aquello que requiera un menor esfuerzo. La trampa viene dada por que para tu cabeza “menor esfuerzo” no significa lo mismo que para ti. Para tu cerebro significa sobre todo fácil y rutinario -aunque te pegues una paliza a trabajar-.

Además, los otros entornos y amenazas

No sólo hay leones y cachorrillos en la sabana, el entorno es más hostil de lo que tu crees. Menos mal que tu perfectamente diseñado cerebro es capaz de localizar posibles más amenazas. Justo a tu lado, en tu lugar de trabajo hay multitud de matorrales y escondites donde se pueden ocultar todo tipo de «predadores».

Ese aviso de Whatsapp puede ser un cliente enfurecido, la llamada seguro que es de ese proveedor que viene a protestar, o de aquel cliente que no quiere nada pero te tiene media hora al teléfono. El gesto de la persona de tu equipo puede ser un problema de esos que te van a llevar la mañana… Todo se parece confabular para que todos tus propósitos de año nuevo se vayan diluyendo a lo largo de la mañana, el día, la semana, el mes…

¿Qué hago?

Respira y concéntrate de nuevo en aquello que tenías en mente. Tienes prioridades y para cumplirlas no puedes centrarte en las de los demás. Recuerda que:

Cuando tu no estás en tu propia agenda, estás en la de los demás.

Así que te propongo lo siguiente:

• Tómate tiempo para revisar mentalmente aquello que es realmente importante antes de mirar tu correo, revisar tu Whatsapp, contestar esa llamada o abrir la puerta (real o figurada) a tus compañeros de trabajo.
• Escríbelo en tu cuaderno de papel (preferentemente), así te aseguras de que nada que vaya a saltar en el ordenador te va a distraer.
• Estás hablando de prioridades, no de listas de tareas. No seas muy ambicioso, que luego la realidad se impone. Recoge de una a tres para esa jornada. Y no te preocupes, que luego el día se llenará de trabajo. Lo que es crítico es que finalices eso que te has propuesto.
• Revisa en ese mismo cuaderno lo que era importante el día anterior por si acaso.
• Abre tu agenda y mira los espacios que tienes para abordar aquello que realmente está en tu lista de prioridades, resérvalos*.
• No seas ingenuo, deja espacio para imprevistos e incidencias.
• Pelea si alguien quiere ocupar los espacios que te has reservado.

*Si usas Outlook puede prepararlo para que se abra en el calendario en lugar de hacerlo por el correo. Usa este truco sabiamente, te aseguro que merece la pena.

Después puedes ponerte el salacot, coger el fusil y abrir tu correo electrónico para ir a cazar, que en el fondo, algún predador seguro que andará por allí.