Usar listas de tareas funciona… o no

Si la entrada pasada hablábamos de como te traiciona el correo electrónico, en esta hablo de otra herramienta clásica que también puede hacerlo. Son las listas de tareas. Y es que organizarnos es sencillo, pero no tanto.

Crea tus listas

Como nuestro cerebro no parece estar especialmente dotado para recordar y mantener nuestras ideas ordenadas y prestas para llevarlas a la acción, tenemos que utilizar trucos que nos permitan gestionar el tiempo.

La más sencilla es crear listas de tareas pendientes en un “repositorio” de donde puedas recuperarlas cuando las necesites.

El beneficio es doble: (a) por un lado no olvidarás aquellas tareas que tienes que llevar a cabo, (b) por otro lado disminuirás tu nivel de estrés y despejarás parte de tu disco duro mental para dedicarlo a tu trabajo o a tu negocio.

De modo que si generas tu listado evitarás tener un ordenador empapelado con post-its con recordatorios de temas pendientes siempre y cuando lo acompañes con una serie de hábitos:

• Revisa el listado, siempre al menos, a primera y última hora del día.
• Hazlo antes de abrir el correo electrónico y empezar a ver leones y cachorritos que nos despisten (¿Recuerdas la entrada de la semana pasada?).
• Prioriza de más importante a menos importante. Necesitas finalizar las importantes ese día, pero no tienes por que finalizar todas aquellas pendientes. Intenta seguir el orden que tu mismo te has marcado para que al término de la jornada si queda alguna pendiente nunca sea de las más prioritarias.
• Busca espacios a lo largo del día para llevar a cabo aquellas que preveas que te van a llevar un buen rato. Tira de agenda y guarda franjas horarias. De no hacerlo así el día a día te comerá y al llegar al final de la jornada tendrás una sensación horrible, ya que jamás habrás finalizado lo importante.
• Se realista. Si ves que vas a estar especialmente ocupado pospón tareas. O al revés, si no vas a poder afrontarlo lleva adelante tus tareas y luego busca espacio.
• Chequea la lista antes de irte a casa, eliminar las tareas conseguidas y felicítate por todo lo que has hecho.

Ejem… las listas no siempre funcionan

Vivimos en un mundo frenético en el que hoy en día las listas de tareas no siempre funcionan de un modo eficiente. Soy el más vivo ejemplo, gestiono mis tareas en un Trello que no hace más que crecer. Lucho, peleo, dedico tiempo… y no consigo dar salida a todo lo que entra. La cantidad de tareas que entran siempre es superior a la que tanto yo, como mi equipo somos capaces de sacar.

Mi experiencia es clara: a mi las listas de tareas no siempre me funcionan

De modo que aunque es cierto que las listas de tareas pueden ser una herramienta útil para organizar y priorizar nuestras actividades diarias su eficacia puede verse limitada por diversos factores:

• Un entorno inestable e imparable que crea decenas y decenas de tareas sin piedad. El grifo vierte más agua de la que el desagüe es capaz de evitar.
• Listas que crecen de forma infinita.
• Falta de flexibilidad para adaptarse a cambios inesperados. Tanto por mi parte, como por parte del entorno.
• Fusión y confusión cuando las tareas son de larga duración y están semanas y semanas sin moverse del listado.

En estas ocasiones las listas de tareas en lugar de crearnos una sensación de control nos generan estrés y ansiedad, de modo que donde había hablado de listas necesitamos algo más.

Las listas de tareas funcionan bien en entornos estables y controlados. Cuando estás haciendo frente a múltiples proyectos, entornos líquidos y poco flexibles necesitas otras estrategias.

Tres niveles

Para este tipo de entornos complejos te propongo lo siguiente:

En primer lugar tienes que listar aquello que el negocio considera realmente estratégico y/o importante, tanto para ti, como para tu equipo. Por ejemplo, finalizar un proyecto crítico, dar soporte sobre determinados aspectos que pueden paralizar el negocio, revisar la mejora en ciertas áreas de actividad. Esto debería de estar listado a corto y medio plazo. Recuerda, no son tareas específicas, sino áreas de gestión.

Son tu norte, cualquier tarea que esté relacionada con este siempre debería de ocupar los primeros puestos de tu listado. Las tareas luego se ordenan en torno a estás áreas.

En segundo lugar establece el calendario de aspectos críticos relacionados con estas grandes prioridades de tu equipo de modo que sepas a medio plazo si vas a tener que realizar algún tipo de actividad que te puede paralizar otros tipos de tareas.

En tercer lugar, ahora si, lista tus tareas y ordénalas de acuerdo con los puntos anteriores. Cualquiera de las actividades que estén en la parte superior de tu listado deberían de estar relacionadas con el primer nivel, o bien con la proximidad de determinados plazos. Estás serán las primeras tareas que tendrás que acometer, intentando burlar los intentos de tu correo, tu WhatsApp, tu Teams y todas aquellas aplicaciones que intentarán desviarte la atención a otros lugares.

El resto ordénalas de acuerdo con estos dos criterios, que a poco que hayas leído sobre gestión de equipos tienen que ver con los clásicos urgencia y prioridad:

• Están directamente relacionadas con la misión de tu equipo. Envía al final aquellas que no tienen que ver con la razón de ser de tu equipo o de tu posición (peticiones de otras áreas, problemas que no son estratégicos, trabajos que no sean clave, tareas que se hagan sistemáticamente sin saber el porqué…). Esto conllevará posibles conflictos con otras áreas, pero recuerda… a ti te pagan por sacar adelante lo de tu equipo, no por conseguir que los demás consigan sus objetivos (a costa de no obtener los tuyos o los de tu equipo).
• Tienen fechas de finalización próximas en el tiempo y se encuentran dentro de los criterios del punto anterior.
• Llegado un momento no sabes como proceder: déjate llevar por la intuición. En alguna ocasión no sabrás si ponerlas antes o después, pero es más importante que tomes una decisión y que te pongas en marcha, que la parálisis por el análisis.

Una vez que hayas visto esta lista de tareas, revisa de nuevo aquellas del primer nivel para asegurarte de que efectivamente todo tiene el orden correcto, y asume que parte de aquellas que no estén allí no se llevarán a cabo, a medio o a corto plazo.

Las que no puedas llevarlas a cabo, bórralas, o si te da mucho apuro, llévalas a un listado aparte en el que las vayas guardando.

Es momento de comenzar a ser valiente. comienza a asumir que ni tu, ni tu equipo puede hacer frente a todo lo que está entrando.

Descarta tareas

Cuida tu entorno

Ahora bien, aunque tienes que tener siempre como bandera que tanto a ti, como a tu equipo os pagan por realizar determinadas tareas, también a los equipos y personas que están en tu entorno les pagan por hacer lo mismo. No vives solo, estás en un ecosistema. Habla con ellos, negocia o explica el porqué no puedes llevar a cabo todo lo que te solicitan. Estén de acuerdo o no, que al menos conozcan lo que va a ocurrir.

Y sobre todo, no te olvides que tu principal valedor es tu jefe. Explícale cual es la situación, pidiendo ayuda. Enfoca la conversación preferentemente desde el punto de vista de la priorización y no desde el punto de vista de la «escasez» de recursos (si quieres hablar de esto concierta una reunión temática. No te conviertas en una plañidera).

Resumiendo

• Dependiendo del tipo de trabajo que lleves a cabo tu o tu equipo una lista de tareas puede ser una buena forma de trabajo. Sobre todo cuando estás haciendo frente a entornos estables y con un flujo de trabajo sostenido en el tiempo.
• Cuando te encuentres en entornos en los que la cantidad de trabajo no sea previsible, tu equipo cuente con pocos recursos, o estés haciendo frente a entornos inciertos las listas de trabajo tal y como se comprenden tradicionalmente no son útiles. Establece criterios que estén relacionados con la misión del equipo y luego con la urgencia.
• En este último caso ten en cuenta que es posible que no puedas hacer frente a todas las tareas que entran en el día a día de tu equipo con lo cual la priorización es crítica ya que te permitirá definir por donde empezar, y empezar por aquello que tiene mayor impacto para la misión de tu equipo.
• Esto significa inevitablemente que tienes que descartar tareas. Establece estrategias para asegurarte que no impactan de manera determinante en tu entorno.
• Asegúrate de tener el apoyo de tu responsable cuando te enfrentes a este descarte.