¿Cómo puedes medir tu tiempo de trabajo?

Los últimos meses han sido como intentar surfear un descontrolado tsunami de reuniones, llamadas, urgencias, tareas… ¿Qué estaba pasando?

Posiblemente lo mismo que vives tu habitualmente. Mi día a día era una cacofonía de tareas que me estaba generando a partes iguales dolor de cabeza y sensación de inevitabilidad y hastío. Me gustaría decirte que en un momento de iluminación vi la luz, decidí tomar riendas en el asunto y que a partir de entonces todo ha sido distinto.

Te estaría mintiendo.

Nada de catarsis. Más bien una tenue luz al final del túnel.

También me gustaría decirte que ya estoy fuera, pero tampoco sería cierto. Todavía estoy en el proceso de salir. Esta entrada trata precisamente sobre el primer paso: comprender exactamente a que dedicas el tiempo.

¿Qué he hecho? Con un poco de disciplina y esfuerzo (no tanto como piensas), construir un mapa de mi tiempo. El objetivo de esta entrada es simplemente contarte los cinco pasos que estoy siguiendo:

  1. Decide donde lo vas a medir
  2. Decides que vas a medir… y mídelo
  3. Calibra
  4. Analiza
  5. Actúa

Los ejemplos que te incluyo en este blog son reales y salen de mi día a día, por razones obvias algún dato lo he ocultado. También te encontrarás con que los datos en ocasiones son inconsistentes, se debe a que recogen diversos momentos del proceso de “calibrado”, una evolución lógica en la realización de este ejercicio.

1 – Decide donde lo vas a medir

Parece una tontería, pero el primer paso es saber donde vas a recoger la información. Debes de hacerlo en un único sitio. Te hago tres propuestas.

Tu agenda de papel – A mi particularmente me encantan, escribir, dibujar… pero no siempre es la mejor opción. Puede ser una buena herramienta si tu día a día no es muy complejo, de otra manera se convertirá en un galimatías del que podrás extraer poca información. Si vas a utilizarla procura seguir siempre el mismo formato para no perderte cuando vayas avanzando.

Hojas de cálculo – Si no te mueves mucho (físicamente) y tienes un trabajo complejo, es una herramienta completa y flexible. Por un lado te permite introducir datos con rapidez, por otro modificar la estructura de los mismos en caso de que lo necesites. A efectos de análisis también son imbatibles.

Apps y herramientas – Dependiendo de como seas y el tipo de trabajo que tengas existen una gran gama de herramientas y aplicaciones que te pueden ayudar. En una ojeada rápida puedes encontrarte herramientas de pago como “Rescue Time” -para PC o para tu teléfono-, hace un tiempo probé Savemytime que ofrecía un planteamiento interesante (puedes leerlo en esta entrada en el que trataba este mismo tema), Harvest -más orientado a autónomos-, o bien utilizar tu agenda en Outlook, GoogleCalendar… Esta entrada no es para realizar un análisis de estas herramientas, de las que hay por cierto, docenas y docenas.

2 – Decide que quieres medir… y mídelo

Tienes que medir, pero también decidir que es lo que quieres medir. Es el punto más crítico al que te vas a asomar en este ejercicio. Aunque son acciones distintas las he incluido en el mismo punto por que el proceso de medir me iba sugiriendo el cambio de lo que iba midiendo.

Tiempo total

Es básico medir las horas que dedicas trabajar. En ocasiones puedes tener la sensación de que dedicas todo el día a tu trabajo, puede ser cierto… o no. Para ello, en mi hoja Excel -fue la herramienta elegida- cree dos conceptos:

  • Tiempo neto de trabajo – Computa la hora de entrada y de salida, de la mañana y de la tarde. En mi caso además añadí otro ciclo de trabajo para incluir situaciones que se salían de modo extraordinario de mi jornada laboral.
  • Tiempo bruto de trabajo – Indica cuanto tiempo del día está dentro del paréntesis del trabajo. Te va a dar una pista esencial sobre tu (buena o mala) relación con la jornada de trabajo.
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Un ejemplo, esta semana fue elevada de carga de trabajo. Aunque el martes fue cansado, también fue productivo. El miércoles en cambio la jornada laboral se extendió bastante más allá de lo prudente. Trabajé menos horas que el martes, pero mi sensación final fue mucho peor.

Tareas diarias

Este es el trabajo que requiere más disciplina, ya que cuanta más precisión mejor será el análisis. Para realizarlo debes crear un registro con la hora de comienzo y de finalización de las distintas tareas que vayas llevando a cabo a lo largo del día.

¿Qué conceptos tienes que medir?

No entres en el despropósito de querer apuntar todo lo que haces con detalle. Te propongo que midas dos conceptos: que haces (reunirte, contestar correo, redactar documentos…) y para que lo haces (para el Proyecto X, para el Proyecto Y, para el equipo…). A continuación te enumero los conceptos que incluí bajo cada uno de estas ideas:

¿Qué haces?

Al inicio encontré que tendía a buscar demasiado detalle. Ahora mismo tengo las siguientes categorías:

  • Agenda – Tiempo que dedico a gestionar mi tiempo.
  • Correo/Teams/llamadas – Es un epígrafe general en el que incluyo todas las comunicaciones. Para mi análisis no necesito más detalle (quizá no es tu caso).
  • Reuniones – Cualquier tipo de reuniones, presenciales u online
  • Entregables – Tiempo que dedico a redactar documentos, diseñar proyectos, elaborar análisis… Es lo que vendríamos a llamar (absurdamente) el trabajo en si. Todo lo que sale de reuniones y correos suele terminar aquí.
  • Técnico – Preparación de puesto de trabajo, problemas informáticos, etc.
  • Formación – En mi caso en particular suelo impartir formación todas las semanas.
  • Desarrollo personas – Tiempo que dedico a mi formación y desarrollo personal y profesional.
  • Parada – Cafés e imprevistos no laborales. Imprescindible para poder realizar un ejercicio realista del tiempo que realmente dedicamos a trabajar.
  • Otros – Aunque al inicio es útil, intenta evitar este tipo de concepto. Si el ejercicio lleva buena dirección con el tiempo verás que siempre está vacío.
¿Para qué lo haces?

En mi caso en particular me interesa trabajar en tres grandes categorías, aunque una de ellas -proyectos- la tengo desglosada.

  • Equipo – Es el que dedico a la organización, seguimiento, desarrollo, etc. del equipo (reuniones semanales de estado, presentaciones sobre el trabajo, formación de equipo…). Como responsable de equipo es esencial que este concepto esté dentro de tu visión del tiempo.
  • Proyectos – Aunque es una categoría me resulta más cómodo desglosarla en los distintos proyectos en los que estoy embarcado.
  • Organización – Cualquier tipo de actividad que no entra dentro de ningún tipo de proyecto cerrado pero que merece la pena resaltar. Con el tiempo en ocasiones se convierten en proyectos.

La combinación del que y el para qué me permite tener información muy rica sobre, por ejemplo, el número y tiempo de reuniones que dedico a cada proyecto, el trabajo que empleo para realizar entregables, o si la formación que imparto está dentro del alcance de un proyecto o no.

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Como puedes ver, este día estuvo muy dedicado al proyecto “Estrategia Vol.” de la cual dediqué dos horas a reuniones y otras dos a trabajar en documentos relacionados con el mismo. Tuve por otro lado tuve unas cuatro horas de reuniones. El final del día para realizar tareas de soporte y responder correos y llamadas.

Si vas a hacer este tipo de ejercicio no pretendo que sigas exactamente este modelo, ajústalo a tus necesidades de análisis y a tu forma de trabajar.

Las otras cosas

Puede que ocasionalmente quieras medir algo con más precisión que requiere más detalle. Puedes incluirlo dentro de la tabla anterior, u optar por lo que yo hice, crear una aparte.

En mi caso en particular necesitaba saber cuanto tiempo real dedicaba a dar soporte en determinados temas a la organización, de modo que incluí una tercera página que se llamaba así “Soporte” en la que bajo el epígrafe “Correo/teams/llamadas” desglosaba específicamente este aspecto. Quizá en tu caso puedan ser clientes, o subtareas específicas…

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No están todas las líneas del día, pero sólo viendo esto tomo consciencia de muchas interrupciones cortas que cuando no van encadenadas funcionan como ladrones de tiempo. Micro tareas aparentemente inocuas -a donde van a parar cinco minutos-, pero implacables a la hora de destrozar tu concentración.

3 – Calibra

No te quedes con la primera versión. Cuando lleves un tiempo revisa si la información que recoges aporta lo que necesitas o estás entrando en una espiral de recogida de datos sin sentido o viceversa.

Como os comento más arriba, yo comencé incluyendo una serie de epígrafes y tipos de tareas que progresivamente fueron mutando hasta el modelo que os he mostrado más arriba. Mi primer Excel tenía muchas más columnas y bastante más caos.

Un campo imprescindible al inicio de este trabajo es el apartado “Otros“. Normalmente tendrá mucha información que irá desapareciendo progresivamente a medida que vayas ajustando tu tabla. Cuando lleves dos o tres semanas sin incluir nada en ese apartado es que la información comienza a estabilizarse y tener sentido.

Por ejemplo, tenía una columna que se llamaba “Soporte” hasta que me di cuenta de que para mi tenía más sentido el incluirla dentro de las llamadas, o que la dedicación al equipo siempre iba dentro de reuniones o entregables, de modo que no necesitaba tener un tipo de trabajo “Equipo”, pero si un contenido que se llamara así.

4 – Analiza

Todo el trabajo anterior sólo tiene un sentido: saber a que dedicas el tiempo. Recogerlo sin más no es más que crear otro ladrón del tiempo, necesitas analizarlo. Para poder hacerlo la última de las hojas que desarrollé fue un resumen semanal.

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Este resumen me indica muchas cosas. Por ejemplo, que dedico casi media semana exclusivamente a tener reuniones. O que esta semana el proyecto 3 me ha consumido 18 horas y media entre reuniones y entregables, o que he dedicado a mi equipo 4 horas y media. También que ha sido una buena semana con sólo 3 horas de dedicación a soporte, no todas son así…

De todos modos una semana sólo no es representativa, este ejercicio deberías hacerlo a lo largo de un periodo prolongado de tiempo (digamos, entre uno y dos meses te va a dar datos mucho más precisos), tu decides cuanto nivel de precisión quieras conseguir.

No te agobies si la tabla no cuadra perfectamente, somos humanos, yo tardé varias semanas en tener algo que me comenzó a dar una visión ajustada de mi realidad.

5 – Actúa y corrige

Todo el trabajo anterior sólo tiene un objetivo: revisar si el tiempo lo estás dedicando a lo que realmente cuenta. Para eso primero tienes que pensar cual es la razón de ser de tu trabajo y decidir cuanto de tu trabajo y tus tareas están orientadas a cubrirlo.

Sólo de esta manera podrás comenzar a separar el trigo de la paja y centrarte donde realmente tienes que hacerlo.

Por ejemplo, en mi caso el ejercicio completo (unos dos meses) me dice que lo habitual es que dedique un número elevado de horas, (aproximadamente un 20% de mi tiempo) a soporte. Debería de reducir estos tiempos ya que no está dentro de la razón de ser de mi puesto. Me dice también que el número de horas que dedico a reunirme es elevado y debo reducirlo de alguna manera. O que tendría que dedicar más tiempo al equipo. También me dice que mis horas de desarrollo suelen estar siempre planchadas por urgencias -debería blindarlas de alguna manera-.

Este es precisamente el paso en el que me encuentro, vislumbrando por donde salir a la luz… os iré contando.

De todos modos, aunque de momento sólo tengo un mapa más o menos claro de lo que esta ocurriendo en mi día a día, sólo comenzar a entender como me (des)organizaba estoy creando intuitiva e inconscientemente cambios perceptibles en mis rutinas y comportamientos.


Si tu también escuchas una cacofonía en tu puesto de trabajo no te tapes las orejas. Presta atención al sonido, necesitas comenzar a entender que instrumentos están sonando, con que intensidad, con que ritmo… para convertir tu día a día en algo más melódico.

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