Protocolos para reuniones virtuales

Cuando escribí este protocolo, el entorno era notablemente distinto. Apenas un 22% de las empresas españolas tenían programas de tele-trabajo. Esto no significaba ni remotamente que tuvieramos un 22% de personas que teletrabajaran. Según Eurostat sólo un 4,3% de los trabajadores se conectaban a distancia. Lejos del 14% de Holanda que encabezaba la lista, pareados con con República Checa y poco detrás de Reino Unido (4,4%). 

No era un problema de tecnología, era un problema de cultura.

En estos precisos momentos la situación ha cambiado notablemente. Aunque todavía queda mucho por recorrer en muchas empresas se ha convertido en el día a día. Puedes echar una ojeada a este artículo de Expansión si quieres profundizar más.

En mi caso en particular, aunque ya llevaba tiempo tele-trabajando con equipos distribuidos por toda España, de una temporada acá absolutamente todo mi día a día se realiza en remoto, de modo que algunos de los consejos con la experiencia “exprés” que estoy viviendo se me han quedado casi infantiles… o justo al contrario.

Antes de la reunión

Igual que una reunión presencial requiere presentación, una virtual también. Te propongo que antes de comenzar revises los siguientes puntos:

  1. Objetivo ¿Qué quieres conseguir en la reunión? (información, recolecta de datos, análisis, generación de ideas, resolución de problemas, toma de decisiones…). Escríbelo.
  2. Quién acude y si son esenciales o no para el desarrollo de la reunión.
  3. Qué nivel de interacción voy a requerir de ellos.
  4. Qué información se va a compartir
  5. Que metodología voy a utilizar para conseguir el objetivo.
  6. Evalúa si la tecnología que vas a utilizar es la más idónea para los objetivos que requieres.
  7. ¿Realmente es necesario llevar a cabo esta reunión?

Si has repasado todos eso puntos y realmente es una reunión necesaria, entonces comienza la preparación:

  • Envía una agenda detallada para que todo el mundo conozca con claridad de que se va a hablar y puedan ir preparados. Tu sabes perfectamente que quieres conseguir con la reunión, la persona que está al otro lado no.
  • Evalúa que posibilidades ofrece la tecnología que vas a utilizar y la infraestructura que tienes disponible.
  • Si quieres probar algo nuevo con la tecnología ensaya antes. Mi experiencia es que hacerlas en directo suele acabar generando una imagen divertida o lamentable, nunca profesional.
  • Piensa cual es el plan de contingencias en caso de que la tecnología no funcione adecuadamente. ¿La puedo aplazar?¿Puedo utilizar otra herramienta?
  • Envía previamente la información de conexión en la convocatoria de la reunión para que todo el mundo la tenga disponible en cualquier momento. Incluye siempre unas instrucciones claras y sencillas que indiquen como conectarse.

Recuerdo que tradicionalmente sugería que se conectaran entre diez y quince minutos antes de la reunión, ahora lo hacemos prácticamente en el momento. Cosa de la práctica intensiva que hemos llevado últimamente. Si tu equipo no está habituado no te olvides de pedirles que se conecten al menos cinco o diez minutos antes de la reunión. Si el que no está habituado eres tu intenta conectarte antes que ellos. Pocas cosas quedan peor que un líder que se hace un lío con la tecnología.

  • Prepara una documentación sencilla y visual, que incluya las grandes preguntas a tratar en la reunión. De esta manera todo el mundo podrá seguirte con más facilidad cuando comiences.

Habitualmente utilizo para las reuniones de estatus semanal un Excel con unas pocas columnas de información, y apuntamos en tiempo real las modificaciones que van surgiendo. Para otro tipo de reuniones uso una presentación en la que intento no incluir más de tres o cuatro transparencias.

  • Si hay que compartir información prepara plantillas de modo que todo el mundo trabaje sobre el mismo formato. Envíalas en la convocatoria.
  • Revisa husos horarios y disponibilidad de todos los asistentes. No des nada por supuesto y en caso de duda ¡Pregúntales!

Durante – Reuniones cortas y enfocadas

Justo antes de iniciar

  • Si convives con más personas en casa busca un lugar tranquilo -en la medida de los posible- y avisa de que vas a estar reunido/a.
  • Mira como andas de batería en tu dispositivo. Si andas regular trae el cable de alimentación para evitar tener que levantarte.
  • Cuida lo visual, siéntate y mira hacia atrás para ver que van a ver tus interlocutores (una fregona apoyada en la pared no es grave, pero genera una distracción poco profesional, y sobre todo, no cuesta nada quitarla).
  • No te pongas a contraluz o en la oscuridad, es terriblemente incómodo para el que te está mirando.

El inicio

  • Puntualidad. Comienza siempre a la hora fijada. Hazlo de un modo relajado que permita la incorporación de las personas que falten y que por otro lado genere la confianza para que todo el mundo se anime a hablar.
  • Si no se conocen entre ellos presenta a los asistentes, o mejor todavía, deja que lo hagan ellos. Si no sabes si se conocen o no, peca de cortes y hazlo.

Antes de todo este entrenamiento intensivo de tele-trabajo te habría recomendado que incluyeras lo que los ingleses llaman un “icebreaker“, alguna pregunta para romper el hielo. No es necesario, acabo de tener una ahora misma que ha sido agradable, cordial y totalmente ejecutiva.

Deja este tipo de cosas para cuando tienes reuniones informales, formaciones o de construcción de equipo.

Objetivos y reglas del juego

Cuando vayas a comenzar hazlo siempre por lo básico. Explicándoles que se busca conseguir con la reunión y como vais a conseguirlo.

  • Sugiere a todos los asistentes que pongan el teléfono, portátil… en  modo silencio (mute) para evitar ruido ambiente. Esto es esencial sobre todo cuando los grupos son muy amplios.
  • Recalca la duración de la reunión. Lo ideal es que sean cortas y las intervenciones concisas. No hay una duración óptima y dependerá del objetivo que quieras conseguir, pero jamás pases de los 90 minutos. Si prevés que va a ser más tiempo estructurarla en partes y hacer descansos cada hora es lo más recomendable.
  • Comienza explicando con claridad el objetivo, estructura de la reunión y reglas del juego. Un ejemplo puede ser el indicarles que van a tener un tiempo de unos 5 minutos para explicar los temas de su área, o que quien quiera hablar (si es video-conferencia) tiene que levantar la mano y serás tu el que des la vez. Por cierto, es un buen momento para acordar si vais a estar todos con las cámaras abiertas o no.
  • Si lo requieres, reparte los diferentes roles (secretario, control de tiempos…). Si vas a tener una audiencia muy elevada designa un facilitador que esté atento a las preguntas que te puedan llegar por “chat”.
  • Si la tecnología que estás utilizando es sólo de voz, indica que para preguntar lo hagan a través del chat y/o que antes de cualquier comentario digan siempre su nombre.

El nudo

  • No te enrolles. Procura no proyectar más de 3 transparencias o dejar pasar más de 10 minutos sin que ellos aporten algo a la reunión.
  • Intenta que cuando ínter-actúen lo hagan de varias maneras (voz, chat, votaciones…)
  • Habla despacio, piensa que no tienes parte de tus recursos corporales, que puede haber gente que no hable tu idioma bien y que además puede existir un cierto retardo debido a la tecnología que utilizas. Asegúrate que haces pausas después de hablar.
  • Evita los movimientos excesivos y bruscos.
  • No apagues la cámara si todo el mundo la tiene abierta, y si lo vas a hacer avisa. Todo el mundo comprende que te levantes un momento o que entre tu hijo dentro de la habitación, pero si la apagas (por que has tenido que levantarte o por que ha entrado tu hija) el pensamiento posiblemente no sea tan “compasivo”. Tampoco la enciendas si todo el mundo la tiene cerrada.
  • Aunque esté en mute piensa que los micrófonos están abiertos. Así estarás más centrado y además evitarás la tentación de tener conversaciones paralelas –que en ocasiones son escuchadas por todos-.
  • Cuando requieras opinión sobre algo pregunta aspectos específicos a personas específicas, evitarás silencios sepulcrales o un barullo de conversaciones simultaneas.

Habitualmente hago una ronda de preguntas en las que uno a uno voy pidiendo opinión sobre determinados temas sin saltarme a nadie. Esto lo hago especialmente en los puntos que pueden ser más complejos.

Cumple el tiempo de forma estricta. Si hay desviaciones que sea para terminar antes, nunca después. Si ves que alguno de los asistentes se alarga demasiado, o que dos personas comienzan una conversación que deja fuera al resto vuelve a enfocar la reunión.

Esto es lo que el libro Work Together Anywhere llama un ELMO (“Enough, Let´s Move On” o “Suficiente, sigamos avanzando”). Es una estrategia que tienes que tener preparada para cuando uno de los temas en discusión se alargan demasiado. Haber fijado los objetivos y las reglas del juego facilita notablemente este aspecto ya que te permite utilizar comodines como “Os recuerdo que teníamos cinco minutos de intervención cada uno de nosotros, creo que tu posición está claramente explicada, si os parece seguimos adelante” o “Este tema se está apartando del objetivo que habíamos fijado para esta reunión” . En mi caso en particular me encuentro muy cómodo con “Aquí hay un tema que tratar, si os parece convocamos otra reunión para hablar sobre ello para continuar adelante con la reunión” (o “convocáis” si son dos personas no paran de hablar “de lo suyo”).

El desenlace

  • Cuando termines haz un resumen rápido de los temas tratados y de las tareas a llevar a cabo.
  • Pregunta uno a uno a los asistentes para que sean ellos los que tengan la última palabra.
  • Da las gracias a todos los asistentes y desea un buen día.

Después – No termina ahí

El momento que tiene lugar después de la reunión puede tener tanta importancia como la reunión misma. Es el momento en el que tienes que confirmar que todos habéis comprendido y acordado las mismas cosas.

  • Envia rápidamente un acta o resumen de la misma de modo que te garantices que todo el mundo ha entendido lo mismo.
  • Evalúa si la reunión ha sido efectiva. ¿El objetivo se ha cumplido?¿Ha habido participación?¿La tecnología ha funcionado?¿Los tiempos se han cumplido?

El mejor resumen que he podido ver sobre los desastres de las reuniones virtuales está en este descacharrante vídeo de Tripp and Tyler. Todo un compendio de situaciones. ¿Cuántas has vivido tu?

Cuida tu tiempo

Uno de los problemas que estoy viviendo ahora con el tele-trabajo y que más me ha pillado de sorpresa es que en lugar de reducirse el número de reuniones que tengo ¡Se están incrementando notablemente!

Es esencial que te reserves en tu agenda espacios de tiempo para poder preparar las reuniones, y luego llevar a cabo las tareas que se han generado. De otro modo los días se alargarán hasta al infinito reunión tras reunión. Intenta acordar mutuamente las agendas y piensas que las reuniones virtuales a traición pueden ser terriblemente invasivas.

No te pagan por tener reuniones virtuales, te pagan por llevar a cabo las acciones que salen de las mismas. ¡Evita dedicar todo el día a estar reunido!¡Evita convocar innecesariamente!


Epílogo

Más allá de las particularidades que ofrece una reunión en remoto en cuanto a tecnología y falta de lenguaje corporal, las técnicas y los problemas se parecen sospechosamente a los que se presentan en las reuniones presenciales. Lo que he contado aquí son más trucos y consejos que otra cosa.

Si las reuniones virtuales no te salen bien, quizá es momento para revisar como llevabas a cabo las presenciales y dar un salto hacia adelante.

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