10 ideas para crear entornos seguros para tu equipo

La semana pasada escribía sobre tres palabras mágicas en tiempos de crisis: liderazgo, incertidumbre y seguridad. Aunque separadas, las tres están tan íntimamente unidas que no es posible definir con claridad donde termina una y comienza otra.

En tiempos de crisis necesitamos un liderazgo que nos permita eliminar incertidumbre para ganar en seguridad. Pero también podríamos decir que un equipo que genera seguridad elimina incertidumbre y define su futuro. Y esto es liderazgo.

Aunque esta entrada tiene validez para cualquier tipo de equipo, dependiendo de si tu equipo tele-trabaja o no, te encontrarás con que unos puntos tienen más importancia que otros. Simplemente te propongo una estructura para que tu la rellenes.

¿Qué tipo de líder eres?

Tu equipo se encuentra perdido, inseguro. Menos mal que tu estás ahí, guiándoles con la mano firme, el espíritu templado y la mirada clara. Estás para cuidarles como haría un padre (o una madre) en estos tiempos inciertos.

Si este es tu estilo, no sigas leyendo. Esta entrada va dirigida a los que están confusos, y a los que saben que ahora más que nunca necesitan trabajar codo con codo con sus equipos para salir adelante.

La seguridad

Continuando con el post de la semana pasada, Dan Coyle en su excelente libro “The Culture Code: The Secrets of Highly Succesful Groups” (o en su casi literal traducción al castellano “Cuando las arañas tejen juntas pueden atar a un león“)  señala a la seguridad como uno de los componentes clave en la creación de un gran equipo.

La seguridad es como el oxígeno, no lo notas hasta que lo estás perdiendo.

Y la verdad, dentro del panorama que estamos viviendo, andamos justos de oxígeno: enfermedad, contagios, ERTEs, nuevas herramientas, formas de relacionarnos y comunicarnos… Necesitas dar aire a tu equipo.

Tranquilo, no necesitas convertirte en un súper-héroe de esos de la mirada clara y el pulso firme. Ahora mismo todo es tan nuevo que posiblemente ni si quiera tu sepas como hacerlo, o a donde guiarles. Tu función no es tanto defenderles como hacer que se sientan seguros como equipo.

Construye una red de seguridad20200413_122936

¿Te atreverías a saltar al vacío si no supieras como es la red de seguridad o donde se ha fijado?

Tu equipo tampoco, téjela con ellos.

1 – Asume que no puedes controlar todo

El primer paso es mental. Tienes que decidir que dirección vas a querer tomar, si la del laberinto de las preocupación o el camino de la ocupación.

Tu capacidad para crear entornos seguros es relativa, no puedes crear un escudo mágico que proteja a tu equipo frente a todo. Solo podrás influir en parte de las circunstancias, el resto está ahí y no puedes hacer nada para evitarlo. Dedicar espacio a todo aquello que no puedes controlar sólo te va a generar ruido mental.

Céntrate en lo que Stephen Covey llama el círculo de influencia, el lugar dónde tu comportamiento tiene impacto, donde realmente puedes hacer algo. Todo lo que está más allá no se puede ignorar, pero tampoco puedes hacer nada para cambiarlo. Dedicar tiempo a hablar una y otra vez de aquello que está fuera de vuestro control a la larga irá minando la sensación de seguridad que tu equipo necesita.

 

Más allá de esta linea nada de lo que hagas tendrá impacto. Si invitas a tu equipo a cruzarla les llevarás a terrenos difusos y escarpados donde se perderán sin remedio.

Como podemos leer en el interesante artículo “¿Le cuesta pensar y no para de comer? Astronautas y científicos polares saben como lidiar con el aislamiento” uno de los aspectos que mejor sirven para sobrellevar este tipo de situaciones de aislamiento es no pensar en un futuro incierto y centrarse en el presente que si podemos controlar.

 “Lo importante es centrarse en el presente y tratar de no detenerse en un futuro incierto. Concéntrese en las cosas que puede controlar, no en lo que no puede. La ansiedad puede salirse de control si pasas todo el día preocupándote por el futuro”

Emma Barret

Una vez que tu lo tengas claro, compártelo con tu equipo y pregunta ¿Dónde podemos influir?¿Dónde no tenemos ningún control?

2 – Define el norte

No saber que dirección tomar, paralizará a tu equipo.

Si has resuelto el primer punto y tenéis claro donde podéis influir y donde no, habéis recorrido la mitad del camino para establecer este segundo amarre de seguridad.

Necesitáis re-definir vuestras metas dentro de una organización que posiblemente está dando un viraje para intentar adaptarse a la situación actual.

Por eso es fundamental que lo hables con tus responsables y con tus pares, Sólo después de hacerlo podrás definir hacia dónde tiene que dirigirse tu equipo.

Paso 3 – La seguridad física

¿Pero si salto y no hay red?

Un punto esencial para aquellos equipos que trabajan en contacto (físico) con otras personas (tanto que hasta podría ir el primero).

Seguro que lo has hecho ya, aún así quiero remarcarlo. Necesitáis establecer con total y absoluta claridad las medidas básicas de protección que va a tener el equipo. Cuantas menos medidas podáis cubrir, más ruido mental, más miedo, menos foco en el Norte.

Afortunadamente hay información más que suficiente en los medios de comunicación y en las redes. Posiblemente tu organización te ha informado a través de su Servicio de Prevención sobre como actuar en tu día a día y tu equipo lo tiene claro.

Aun así puede que haya aspectos que no se hayan tratado (se han dado por supuesto) y/o temas pendientes. Si es así tienes una falla en tu red de seguridad. Abordarlos de modo inmediato es imprescindible. Recuerda que cada instrucción precisa que des, o que el equipo acuerde, elimina miedos, incertidumbres y expectativas.

Finalmente, revisa con ellos cada cierto tiempo las medidas de seguridad que tenéis en marcha y evaluar si hay que potenciar/modificar/eliminar alguna de ellas.

Son tiempos complejos, es posible que no podáis cubrir todas las necesidades de seguridad por que no disponéis de equipos de protección. Esto es una realidad y no hay que ignorarla. El ejercicio es nuevamente mental, si tenéis que moveros en estas condiciones y la decisión es hacerlo, asumidlo y centraros en aquello que podéis hacer.

4 – Construye soluciones

¿Dónde y como vamos a poner la red?

Nuevo entorno, nuevas soluciones. Tu anterior red de seguridad estaba dispuesta de forma que posiblemente ya no es válida. Necesitáis dar respuesta a las nuevas preguntas.

Constrúyelas con el equipo. El entorno es distinto y tus ideas ahora mismo tienen la misma validez que las de tu equipo. Todo un equipo mirando, pensando y construyendo soluciones va a ser mucho más potente que tu, sin duda.

Te propongo lo siguientes:

  • Crea nuevas formas de trabajo orientadas a que tu equipo construya nuevas soluciones.
  • Moviliza: lanza preguntas sobre temas nuevos para que conteste tu equipo.
  • No des soluciones. Evita ser tu el que las aporte, si tienes alguna espera y preséntala en último lugar.
  • Haz que el equipo evalué las soluciones. Evita ser tu el que decida cuales funcionan y cuales no.
  • Escucha a tu equipo.
  • Anímales a mirar fuera, ver que hacen otras organizaciones.
  • Empodérales, acepta sus soluciones, sobre todo en los primeros momentos si realmente quieres crear una nueva forma de trabajo.

De esta forma estás cultivando la seguridad interior. Cada una de las personas de su equipo tienen que sentir que es seguro opinar, dialogar y participar.

¿Te parece arriesgado? Lógico. Crea también tus puntos de anclaje. Para ello tienes dos herramientas. La primera tiene que ver con tener el control de los temas a trabajar, propón tu cuales van a ser, sobre todo al principio de este método de trabajo. La segunda es la definición de las reglas del juego: define siempre cuales van a ser los límites en los cuales se van a mover las decisiones. Por ejemplo, previamente acuerda con tu equipo que cualquier solución:

  • Está alineada con el Norte.
  • Busca resolver el problema.
  • Aporta a la organización, a los clientes y al equipo.
  • Disponéis de recursos materiales para llevarla a cabo.
  • Disponéis de tiempo y energía para desarrollarla.
  • Es eficiente en tanto y cuanto usa recursos adecuados.

Si estos límites están establecidos con claridad será más sencillo conducir el diálogo y eliminar propuestas descabelladas.

Este paso es fundamental para que tu equipo asuma que tiene que salir de su zona de confort y comenzar a moverse dentro del nuevo entorno.

Un ejemplo de búsqueda de nuevas soluciones es el de el Centre Geriàtric de Lleida, en el que el equipo ha decidido aislarse con todos los usuarios para evitar los problemas que generan la falta de equipos de protección y la alta mortalidad que presenta el Covid-19 en los colectivos de personas de edad avanzada. Una medida que por otro lado han decidido por iniciativa propia según nos cuenta La Vanguardia.

5 – Establece nuevos rituales

Cuantos más puntos de anclaje haya, más seguros será saltar.

Nuevo entorno, nuevas costumbres. Necesitáis crear una constelación de puntos de amarre que vaya conformando las nuevas formas de gestión del equipo.

Dejar a tu equipo a la deriva durante días no va a hacer que se sientan cómodos. Crear una estructura sólida y conocida de trabajo a lo largo del día va a ayudar a tu equipo a sentir que se mueve en entornos firmes.

Estoy hablando de todo lo que tiene que ver con herramientas de trabajo, formas comunicación y de seguimiento, reuniones… estoy hablando de crear nuevas pautas de trabajo (ya sabes que nuestro cerebro adora las pautas, eliminan la incertidumbre).

Fijar reuniones diarias, virtuales de quince minutos para compartir lo que están haciendo y las dificultades que encuentran, crear unos cuadros de mando sencillos y fáciles de entender que les tengan constantemente enfocados, definir como se van a desarrollar las reuniones… son tres ejemplos de lo que tienes que definir con tu equipo. Todo este entramado va a dar una estructura firme de modo de trabajo tanto para ellos, como para ti.

Pero no solo hay que construirlos, hay que mantenerlos. Es importante que si, por ejemplo, tu o tu equipo habéis propuesto una reunión diaria de estatus que estés siempre presente en la misma. Si comienzas a faltar (o a permitir que se pueda faltar sin razón), tu equipo le dará la misma importancia que tu y el punto de anclaje al que se habéis dedicado tiempo y esfuerzo acabará suelto e inservible.

Igual que los habéis construido, revisadlos cada cierto tiempo y reajustarlos. Estáis en un entorno nuevo y cambiante, la realidad os irá pidiendo calibrar si los puntos de anclaje son realmente eficaces.

6 – Enfoca las conversaciones

La red que estáis construyendo puede perder tensión.

El nuevo entorno, las preocupaciones y los nuevos hábitos de trabajo son tierra abonada para conversaciones estériles. Tu equipo corre el riesgo de perderse en terrenos difusos y/o comenzar a entrar en el bucle de la crítica y la opinión descontroladas. Dejarles un espacio de expansión está bien, pero no les permitas adentrarse en laberintos en los pierdan fuerzas y ganas. Para ello utiliza dos herramientas que has tenido que construir previamente con ellos.

  • Cuando las conversaciones del equipo comiencen a ser confusas pregúntale como es posible alinear todo para alcanzar el Norte que os habéis planteado.
  • Recuerda que os vais a centrar sólo en aquello que podéis controlar. Si no podéis hacer nada, es mejor aceptarlo y abandonarlo. Re-enfoca y llévales de vuelta a aquello en lo que podéis influir.

En esta linea, el Centre Geriàtric de Lleida podía haberse quedado bloqueado en lo difícil que era conseguir equipos de protección, (algo fuera de su círculo de influencia, dada la dificultad de obtener mascarillas, guantes y demás) o centrarse en aquello que realmente podían hacer y estaba alineado con su Norte.

7 – Dialoga y escucha

Estáis tejiendo una red pero podéis estar pasando por alto algún hueco.

Pregunta con franqueza sobre aquello que preocupa a tu equipo. Dependiendo de tu equipo y te la confianza que tienes con ellos deberás de trabajar individual o colectivamente. Si detectas algún problema vete de nuevo a los puntos anteriores y buscad nuevas soluciones.

Por cierto, es fundamental que nadie quede fuera de estas conversaciones.

Mi responsable no habla conmigo ¿Pasará algo?

Paso 8 – Acompáñales

Aunque haya red puede que al principio no se atrevan a saltar.

Es un tema que siempre ha estado ahí, pero ahora es cuando de verdad te vas a encontrar con el nivel real de autonomía de tu equipo.

Cada una de las personas de tu equipo está en su propio nivel de autonomía. Unos serán capaces de efectuar todo el trabajo sin apenas apoyo, otros se quedarán bloqueados sin saber como avanzar. Y esto irá desde los más experimentados -que quizá no sepan como trabajar con las nuevas herramientas tecnológicas- a los más novatos.

El nuevo entorno hará aflorar donde realmente se encuentra cada uno de los miembros de tu equipo. Tendrás que ubicarles y posteriormente evaluar cuanto tiempo es necesario dedicar a cada uno de ellos para hacerles evolucionar. Piensa que el mismo equipo puede ayudarte a llevar a cabo parte de este acompañamiento. Invita a los más jóvenes a enseñar a los más experimentados, pero menos “digitales” a utilizar herramientas remotas y viceversa.

Paso 9 – Cuidales

Aunque haya red y técnica si no se sienten bien saltarán a regañadientes.

No descuides el aspecto emocional. Da los buenos días, pregunta por su salud y la de sus familias (si tienes mala memoria o tu equipo es muy grande apúntate esos datos en algún sitio), indaga sobre como andan de ánimo, felicita los cumpleaños…

Es momento de encontrar nuestro lado más humano. Hay que generar momentos de buen humor y risas. Quizá no eres la alegría de la huerta, pero seguro que en tu equipo tienes personas que son capaces de generar este ambiente, foméntalo. Es sencillo de llevar a cabo y va a ser una de las mejores inversiones en pegamento emocional que puedas hacer durante estos tiempos.

Comprende su situación personal y se flexible, no es lo mismo llevar a cabo el día a día con un par de niños pequeños o un familiar mayor, o enfermo que estando sólo en casa. Cada uno va a estar viviendo esto de un modo distinto y, como a ti, no les ha dado tiempo para prepararse.

Paso 10 – Celebra

Necesitas mantener a tu equipo en movimiento.

Refuerza siempre que puedas lo bien que están haciendo las cosas, individual y colectivamente. Cada éxito que consiga tu equipo es importante para darles un chute de auto-estima.

Las palabras error y culpa deben de ser desterradas de la conversación del equipo. Os estáis moviendo en un nuevo entorno, desconocido, difuso en donde no habíais estado nunca, de modo que cada paso en falso se ha de ver como un aprendizaje individual y colectivo que os ayude a mejorar.

En una palabra: confianza

Es el tiempo de la confianza. Tu tienes que confiar en ellos, ellos tienen que confiar en ti, todos tenéis que confiar en que os estáis moviendo con la mayor seguridad en este nuevo entorno.

No hacerlo te va a generar un terremoto de pensamientos y emociones que te van a impedir dormir, pensar y por supuesto gestionar adecuadamente.

Tanto si crees que puedes hacerlo, como si no, en ambos casos tienes razón.

Henry Ford

Si tu pensamiento es “lo van a hacer mal”, tu discurso será “lo vais a hacer mal” y tu mirada sólo buscará los errores y los problemas. Tu comportamiento les comenzará a ahogar con una supervisión férrea, no les dejaras espacio para respirar, las jornadas se alargarán hasta el infinito… O justo al contrario, como en el fondo “van a fracasar” dejarás de esforzarte y les abandonarás a su suerte.

Al final tu mismo terminarás siendo una pieza fundamental en el fracaso de tu equipo. Y lo más terrible es que cuando fallen, ignorando tu participación en el fracaso, pensaras “Ves tenía razón, son unos incompetentes”, de modo que te reforzarás y entrarás en una rueda tóxica con el equipo. Lo que se conoce como el efecto Pigmalión.


Has creado una red de seguridad, les estás acompañando, animando. Es esencial que te eleves por encima de tus miedos, y comiences a confiar en tu equipo. por que van a poder saltar.

¿Tu qué opinas?¿Qué te ha enseñado tu propia experiencia?¿Qué otros consejos darías? Seguro que otros lectores te lo agradecen por que todos estamos aprendiendo de esta situación.

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