Cuando tu delegas, tu gente aprende, tu también. Pero sólo si lo haces adecuadamente.

Según la RAE, la delegación es… la acción y efecto de delegar («Delegar: «Dicho de otra persona: Dar la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio a otra, para que haga sus veces o para conferirle su representación.»)

O en otras palabras:

Asignar a un colaborador una tarea (o función) sin transferir tu responsabilidad sobre la misma.

Actualmente distinguir la delegación de otro tipo de actuaciones de gestión de personas se está volviendo compleja.  La razón: que la tradicional descripción de funciones de puestos de trabajo cada vez da menos respuesta a la agilidad y a la flexibilidad que exigen las nuevas formas de trabajo. Algo de lo que hablaba hace tiempo en «Las zonas difusas de la delegación«.

Aún así mi propuesta te puede dar pistas para casi cualquiera de estos tipos de conversaciones.

La conversación de delegación de tareas

Dentro del proceso de la delegación uno de los pasos esenciales es la reunión con la persona de tu equipo que se va a hacer cargo de la tarea.

Antes de tenerla hazte las cuatro preguntas que te proponía en mi anterior post.

Que – El contenido

¿Qué información necesita conocer para que la delegación llegue a buen puerto? Enumera los aspectos esenciales que necesita conocer el «delegado» para enfrentarse a ella con éxito.

¿Quieres una clave sencilla para no dejarte nada en el tintero? Utiliza esta frase:

Seis honrados servidores me enseñaron cuanto sé; sus nombres son cómo, cuándo, dónde, qué, quién y por qué.

Rudyard Kipling

Por qué – ¿Qué está ocurriendo?

¿Qué te invita/obliga a delegar? Seguro que existen razones de todo tipo, unas internas y otras externas.

• No tengo tiempo suficiente para hacer frente a todo el trabajo que tengo.
• No tengo conocimientos suficientes sobre el tema en concreto.
• No quiero enfrentarme a la situación.
• Mi jefe me ha dicho que debo comenzar a delegar…

Para qué – ¿Qué quieres conseguir?

Esta pregunta invita a la acción. Se distingue de la anterior en que esta mira al futuro. Las respuestas pueden ser una o varias de las siguientes.

• Conseguir más tiempo para realizar otras tareas de mayor valor.
• Desarrollar a mi equipo invitándole a que realice tareas nuevas.
• Librarme del problema.

Posiblemente uno de los motivos más importantes para comenzar a delegar tiene que ver con que es una herramienta extraordinaria para desarrollar a tu equipo. Tenlo en cuenta cuando vayas a comenzar la conversación.

Es el cruce de caminos, dependiendo de tus respuestas construirás una conversación u otra.

Como – ¿De qué manera se va a realizar la conversación?

No lo confundas con «de que manera se va a desarrollar la delegación» -este punto precisamente formará parte del contenido de la reunión-. Aquí estamos hablando de como vamos a construir la conversación. Si te has hecho las preguntas anteriores y las has contestado correctamente la estructura vendrá dada.

Un modelo de conversación de delegación de tareas

Aunque el sentido común te va a ayudar es posible que no te sientas cómodo cuando tengas este tipo de conversaciones. Sobre todo si no estás habituado a delegar, sentirás desconfianza. Es normal.

Al igual que es normal que la persona en la que delegues comparta sensaciones parecidas.

De modo que otro objetivo secundario es el de conseguir que ambos ganéis en seguridad y tengáis la certeza de que:

• Tu has transmitido la información necesaria.
• El ha recibido sin errores la información necesaria.

Para ello sigue estos pasos:

1. Introduce – Comienza explicándole que te gustaría delegar una tarea. Pregúntale si quiere hacerse cargo (en ocasiones esta pregunta no tendrá sentido por que no habrá otra opción).
2. Contextualiza – Explica la importancia de la tarea, así como todos los datos que necesite conocer sobre aquello que la rodea y que sean esenciales.
3. Resultados – Clarifica que objetivos debe conseguir con la delegación. Tanto cualitativos como cuantitativos.
4. Tareas o pasos – Explica como conseguir esos resultados. Dependiendo del nivel de madurez de tu colaborador y de la complejidad de la tarea tendrás que extenderte más o menos en este punto.
5. Límites – En ocasiones necesitará negociar o llegar a acuerdos. Define con claridad los márgenes en los que se puede mover para la consecución de los resultados.
6. Tiempo – Marca los plazos en los que se tiene que desarrollar la delegación con claridad.
7. Seguimiento – Acuerda como vas a supervisar el proceso de delegación.
8. Confirma – Asegúrate de que ha comprendido todos los aspectos de la delegación.
9. Soporte – Ofrécele los recursos o conocimientos que necesita para llevarlo a cabo.
10. Pregunta – ¿Se encuentra dispuesto a llevar la tarea a cabo ahora que conoce todos los datos?

Si quieres seguir profundizando sobre el antes y el después del proceso de delegación lo puedes hacer en la entrada de mi antiguo blog «Los 6 momentos de la delegación«.

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¿Qué otros consejos darías para incluir en las conversaciones de delegación?